Создание подписи в Outlook и ее добавление в сообщения. Как сделать и изменить подписи и шифрование писем в Outlook

Если вам надоело каждый раз перепечатывать одну и ту же информацию, создавая подписи к вашим электронным письмам, то поздравляем. В очередной раз выражение «лень - двигатель прогресса» обрело свое подтверждение. Ручное создание подписи к каждому электронному письму, действительно лишняя работа. Все современные почтовые клиенты (программы для приемки и отправки почты) позволяют это делать автоматически. Нужно только настроить свою подпись.

Не стал исключением в этом плане и Micrisoft Outlook. В нем также как и в остальных почтовых клиентах можно создать подпись, которая будет автоматически присоединяться к каждому создаваемому электронному сообщению.
Как в Outlook сделать подпись к электронным письмам?
Ответ на данный вопрос будет зависеть от такого, какой версией пакета офисных программ от Micrisoft вы пользуетесь. В данной статье будет рассказано о создании подписи в Microsoft Office 2003 и 2007.

Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2003.

1. Запустите Outlook. В главном меню вверху нажмите на «Сервис» и в открывшемся меню выберите пункт «Параметры».
   
2. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Сообщение» и внизу данного окна в поле «Выбор подписей для учетной записи:» укажите в выпадающем списке учетную запись, для которой будет создаваться подпись. Нажмите кнопку «Подписи...».
   
3. Появится окно создания подписи. Нажмите в нем кнопку «Создать...».
   
4. Запустится окно «Создание новой подписи». В данном окне введите название для будущей подписи и нажмите кнопку «Далее».
   
5. В следующем окне введите текст подписи, которая будет прикрепляться к каждому создаваемому электронному письму. В процессе создания подписи можно использовать предложенные программой возможности для форматирования и визуального оформления текста: изменять шрифт, цвет, размер вводимых символов, а также выбирать тип выравнивания.
   
6. Сохраните созданную подпись нажатием кнопки «Ок» в двух последних открытых окнах и нажмите «Применить» и «Ок» в последнем открытом окне.
   
7. Запустите создание нового письма и проверьте, что созданная подпись прикрепилась к нему.
   

Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2007.
В пакете офисных программ Microsoft Office 2007 с новым новым интерфейсом Fluent создание подписи происходит еще удобнее.

1. Запустите Outlook и под главной строкой меню нажмите кнопку «Создать» для запуска редактора нового электронного сообщения. То же самое можно выполнить простым нажатием клавиш Ctrl и N на клавиатуре. Разверните окно редактора на весь экран.
   
2. Нажмите кнопку «Подпись» в окне редактора и в появившемся под ней меню выберите пункт «Подписи...».
   
3. Откроется окно для создания подписей, в котором нажмите кнопку «Создать».
   
4. Введите имя будущей подписи и нажмите кнопку «Ок».
   
5. В поле «Изменить подпись» введите текст подписи. Используйте предложенные программой возможности для форматирования и визуального оформления создаваемой подписи. Outlook 2007 предлагает для этого более широкие возможности. В отличие от Outlook 2003 в нем к подписи можно добавлять изображения и гиперссылки.
   
6. Нажмите кнопку «Ок» для сохранения изменений.
   
7. Запустите создание нового электронного сообщения и проверьте, чтобы созданная в предыдущих пунктах подпись автоматически прикрепилась к нему.
   

Благодаря имеющемуся функционалу почтового клиента от компании майкрософт в письмах есть возможность вставлять заранее подготовленные подписи. Однако, со временем могут возникнуть такие ситуации, как необходимость изменить подпись в Outlook. И в этой инструкции мы рассмотрим каким образом можно редактировать и настраивать подписи.

В данной инструкции предполагается, что у вас уже есть несколько подписей, поэтому сразу же перейдем к делу.

Получить доступ к настройкам всех подписей можно выполнив следующие действия:

1. Перейти в меню «Файл»

2. Открыть раздел «Параметры»

3. В окне параметров Outlook открыть вкладку «Почта»

Теперь остается только кликнуть по кнопке «Подписи» и мы перейдем в окно создания и редактирования подписей и бланков.

В списке «Выберите подпись для изменения» перечислены все, раннее созданные подписи. Здесь можно удалять, создавать и переименовывать подписи. А для того, чтобы получить доступ к настройке необходимо просто кликнуть по нужной записи.

В нижней части окна отобразится текст самой подписи. Здесь же содержатся и инструменты, которые позволят отформатировать текст.

Для работы с текстом здесь доступны такие настройки как выбор шрифта и его размера, способа начертания и выравнивание.

Более того, здесь можно добавить картинку и вставить ссылку на какой-либо сайт. Также есть возможность прикрепить визитную карточку.

Как только будут произведены все изменения, необходимо кликнуть по кнопке «Ок» и новое оформление будет сохранено.

Также, в этом окне можно настроить выбора подписи по умолчанию. В частности, здесь можно выбрать подпись для новых писем, а также для ответов и пересылки.

Помимо настроек по умолчанию, можно выбирать варианты подписи и вручную. Для этого, в окне создания нового письма достаточно кликнуть по кнопке «Подпись» и в списке выбрать нужный вариант.

Итак, мы с вами рассмотрели, как в аутлуке можно настроить подпись. Руководствуясь этой инструкцией, вы сможете самостоятельно изменять подписи и в более поздних версиях.

Также мы рассмотрели и как поменять подпись в Outlook, эти же действия актуальны и в версиях 2013 и 2016.

Подпись в Outlook - это текст, находящийся после основного сообщения. В нём вы можете указать своё имя, адрес, контактные данные или любую другую информацию. Создав шаблон с подписью, вы сможете вставлять в его каждое сообщение отдельно, нажав кнопку на панели быстрого доступа, или включить автоматическое добавление написанного вашего текста в каждое отправляемое сообщение. Как сделать новый или изменить существующий шаблон, читайте в нашей инструкции.

Как сделать или изменить подпись в Outlook

Процесс создания подписи в разных версиях Outlook немного отличается, поэтому в статье будут представлены инструкции для каждой из них отдельно. Версия программы, установленной на вашем компьютере, будет совпадать с версией пакета Microsoft Office.

1. В панели быстрого доступа программы разверните вкладку «Сервис».
2. Открываем параметры программы.
3. Переходим к разделу «Сообщения».
4. В блоке «Подписи» кликаем по кнопке «Подписи…».

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Начните процесс создания письма.
2. В блоке «Включения» разверните вкладку «Подписи» и нажмите на появившуюся кнопку «Подписи…».
3. Кликаем по кнопке «Создать», чтобы перейти к созданию новой подписи. В будущем в этом окошке вы сможете переключаться между несколькими подписями, редактировать и удалять их.
4. Составляем текст, который будет использоваться в качестве подписи. Можете указать в нём своё имя, название организации, которую вы представляете, адрес, полезные ссылки, контактные номера или любые другие данные. Текст можно изменять в размере, шрифте, жирности, курсиве, подчёркивании и расположении.
5. Чтобы вставить картинку в подпись, кликнете по иконке в виде гор и солнца, находящейся около кнопки «Визитная карточка».
6. Если вы хотите, чтобы подпись вставлялась автоматически в новые сообщения, ответы или пересылки, то сначала выберите учётную запись, для которой создаётся подпись, а потом включить или отключить автоматическое использование.
7. Кликнете по кнопке «Переименовать», чтобы изменить название самой подписи, которое будет видно только вам.
8. После того как вы окончите настройки подписи, используйте кнопку «Сохранить».
9. Вы можете создать ещё варианты подписи. Каждый из шаблонов вы можете использовать для разных целей и на разных учётных записях.
10. Если вы включите автоматическое использование подписи, то созданный вами текст будет находиться в каждом новом сообщение сразу после того, как вы приступите к созданию этого сообщения. Для того чтобы вставить подпись вручную, начните создавать сообщение, кликнете по кнопке «Подписи» и выберите одну из созданных вами подписей.

Что делать, если кнопка «Подпись» неактивна?

Некоторые пользователи сталкиваются с тем, что кнопка «Подпись» неактивна, то есть её нельзя нажать, а из-за этого невозможно создать и вставить подпись. Возникает такая проблема в основном из-за изменения настроек Outlook, смены аккаунтов, названия почты или по другим причинам. Чтобы вернуть кнопку «Подпись» в рабочее состояние, выполните следующие действия:

1. Закройте программу Outlook.
2. Откройте окошко «Выполнить».
3. Запустите редактор реестра, выполнив команду regedit.
4. Используя дерево папок в левом блоке реестра, перейдите по ветви HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\Wow6432Node\CLSID\{0006F03A-0000–0000-C000–000000000046}\LocalServer32.
5. В конечной папке будут находиться два файла. Откройте каждый из них и измените строку «Значение» на путь к файлу outlook.exe. Этот файл запускаем саму программу, найти его можно в папке, в которую вы устанавливали Outlook.
6. Перейдите к папке HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\CLSID\{0006F03A-0000–0000-C000–000000000046}\LocalServer32 и сделайте то же самое с двумя файлами, находящимися в ней. Готово, кнопка должна снова стать активной. Если это не поможет, то полностью удаляйте программу и устанавливайте её заново. Не забудьте сохранить перед удалением все важные письма, находящиеся в ней.

Как настроить ЭЦП

Обычная подпись - это информативное сообщение, которое отправляется в конце каждого сообщения с какой-то целью. Цифровая или электронная подпись - это сертификат безопасности, обеспечивающий подтверждение того, что то или иное письмо вам отправил определённый человек, а не его двойник-злоумышленник. Также подобная подпись шифрует сообщение, так что обычный пользователь, не имеющий ключ к шифру, не сможет его прочесть.

Учтите, чтобы зашифровать свой ящик, необходимо раздобыть сертификат безопасности. На данный момент его можно получить бесплатно или приобрести за деньги на интернет-сайтах. Например, на сайте https://www.instantssl.com/ssl-certificate-products/free-email-certificate.html предоставляют бесплатный сертификат для браузера, который после установки можно экспортировать и перенести в Outlook.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Открываем вкладку «Файл».
2. Переходим к блоку «Параметры».
3. Выберите подраздел параметров «Центр управления безопасностью».
4. Перейдите к параметрам центра безопасности.
5. Выберите пункт «Защита электронной почты».
6. Включите функцию, позволяющую добавлять цифровую подпись к отправляемым письмам.
7. Подтвердите, что исходящие от вас сообщения должны отправляться открытым текстом, а не кодироваться, если в этом нет необходимости.
8. Если вы не включили функцию, шифрующую и подписывающую все письма, отправляемые вами, то вам придётся это делать для каждого сообщения вручную. Во время создания сообщения перейдите к вкладке «Параметры».
9. Кликнете по кнопке «Подписать» и «Шифровать», чтобы использовать свой сертификат.

1. Разверните вкладку «Сервис».
2. Перейдите к разделу «Центр управления безопасностью».
3. Выберите подпункт «Защита электронной почты».
4. Включите функцию, позволяющую добавлять цифровую подпись к отправляемым письмам. Подтвердите, что исходящие от вас сообщения должны отправляться открытым текстом, а не кодироваться, если в этом нет необходимости.
5. Кликнете по кнопке «Параметры».
6. Назовите создаваемую конфигурацию и выберите алгоритмы шифрования, используемые вашим сертификатом.
7. Укажите путь до файла с сертификатом. Сертификат подписи и шифрования обычно содержится в одном файле.
8. Поставьте галочку напротив функции «Передавать сертификат с сообщением», чтобы получатели вашим писем могли расшифровать письмо, полученное от вас. Если вы считаете этот метод небезопасным, то передайте сертификат всем тем, кто будет получать от вас зашифрованные письма, лично.
9. Кликнете по кнопке «ОК», чтобы завершить настройку. Готово, теперь люди, получившие ваше письмо, будут видеть соответствующее уведомление рядом с письмом, подтверждающее то, что это сообщение им отправили именно вы, а не кто-то под вашим именем.

Существует два вида подписей - обычная и цифровая. Обычная используется для рассылки полезной для получателя информации в каждом сообщении. Её удобно использовать в том случае, если вам приходится отправлять большое количество сообщений, и каждый раз прописывать её неудобно. Цифровая подпись нужна для подтверждения своей личности и шифрования отправляемых писем. Используется в том случае, если нужно переслать что-то, что не должно попасть в руки левых людей.

Электронная почта - сервис, без которого сегодня невозможно обойтись. Он используется, когда возникает необходимость зарегистрироваться в новой программе, на нужном сайте, передать информацию. Чаще всего именно почта Outlook используется для работы. И так как в этой сфере человек стремится отправлять информацию оперативно, то определённые настройки письма смогут в этом помочь. Речь идёт об инструменте под названием «Подпись».

Как сделать подпись в Outlook

Создание автоматической подписи поможет сократить время, которое вы тратите на отправку письма. Согласитесь, не очень удобно вводить каждый раз в конце письма своё имя, должность, мобильный и рабочий телефон, название организации и подразделение, где работаете.

Готовая подпись поможет сократить время работы с электронным письмом

Ведь на это уйдёт много времени. Но разработчики давно предусмотрели для пользователей возможность изменить программу под себя. Рассмотрим настройки автоматической подписи в разных версиях (Outlook 2007, 2010, 2013, 2016).

Настройка подписи в Outlook 2007

Настройка подписи в Outlook 2010

Настройка подписи в Outlook 2013

Настройка подписи в Outlook 2016

Видео: оформление подписи в Outlook

Как вставить картинку в подпись

Добавление картинки в подпись делается при заполнении данных путём нажатия определённой иконки и выбора изображения с компьютера.

Видео: подпись с картинкой и ссылкой на сайт в Outlook 2016

Если не работает кнопка «Подпись»

Если кнопка настройки подписи не срабатывает, самым простым решением будет переустановка пакета Microsoft Office. Обычно проблема после этого устраняется. Если же проблема осталась, есть вариант изменить настройки реестра:

Как сделать электронную подпись в Outlook

Цифровая подпись, добавленная к сообщению электронной почты, обеспечивает ещё один уровень защиты, гарантируя получателю, что именно вы, а не злоумышленник, подписали содержимое.

Чтобы настроить Microsoft Outlook для подписания сообщений электронной подписью, необходимо произвести следующие действия:

Помните, что для возможности настроить электронную подпись понадобится «Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи». Для получения такового необходимо лично посетить аккредитованный удостоверяющий центр с паспортом и оплатить услугу. Вам выдадут сертифицированную флешку с вашей подписью.

Для того, чтобы подписать письмо в окне создания нового сообщения электронной почты перейдите на вкладку «Параметры» и нажмите кнопку «Подписать». Далее отправляйте письмо обычным способом. Оно будет отправлено адресату.

Настройка автоматической подписи в программе Outlook поможет вам отправлять письма быстро и удобно. Для безопасной отправки сообщений используйте шифрование с помощью цифровой подписи.

Добавление подписи с помощью клавиатуры и средства чтения с экрана. Подпись автоматически отображается в нижней части создаваемых сообщений электронной почты, в том числе ответов и переадресуемых сообщений. Мы тестировали его с помощью экранного диктора, но могут работать с другими программами чтения с экрана, если они следуют стандартным стандартам и методам специальных возможностей.

Примечания:

В этом разделе

Создание подписи

Можно иметь несколько подписей и использовать разные подписи для каждого типа электронной почты. Например, деловая подпись может содержать ваше имя, должность и контактные данные, а ваша домашняя подпись может содержать только псевдоним и изображение.

В Outlook нажмите клавиши ALT + F, T, M. Откроется окно " Параметры" Outlook с фокусом на категории " почта ".

Нажмите клавиши ALT + N, а затем ВВОД. Откроется диалоговое окно Подписи и бланки .

Чтобы создать новую подпись, нажмите клавиши ALT + N, а затем ВВОД. Откроется диалоговое окно Новая подпись .

Введите название подписи. Когда все будет готово, нажмите клавишу ВВОД.

Совет: Называйте подписи понятно, например "деловая подпись". Это поможет найти подпись, когда она понадобится в дальнейшем.

Фокус вернется в диалоговое окно подписи и бланки .

Чтобы добавить текст подписи, нажмите клавиши ALT + T, а затем нажимайте клавишу TAB, пока не услышите сообщение "изменить подпись". Введите текст подписи.

Совет: Вы также можете добавить фотографию в подпись. НаЖимайте клавиши SHIFT + TAB, пока не услышите фразу "рисунки, кнопка", а затем нажмите клавишу ВВОД. Откроется диалоговое окно Вставка рисунка . Перейдите к нужному изображению и нажмите клавишу ВВОД.

Закончив, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите фразу "ОК, кнопка", а затем нажмите клавишу ВВОД. Фокус вернется в окно Параметры Outlook .

Чтобы закрыть окно " Параметры Outlook " и вернуться в папку "Входящие", нажимайте клавишу TAB, пока не услышите "ОК, кнопка", а затем нажмите клавишу ВВОД.

Изменение подписи

Сочетания клавиш для форматирования подписей

Используйте указанные ниже сочетания клавиш для форматирования подписи электронной почты.