Понятие и содержание информационного обеспечения их характеристика. Типы команд языка. Определение понятия «документ»

Понятие информационного обеспечения и его структура

Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая его деление на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, доку­ментация, потоки информации) и внутримашинное (информацион­ные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).

Информационное обеспечение (ИО) является важным компо­нентом автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной структурой объекта и функциональными подсистемами ИС.

Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.

Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет устано­вить структурные элементы в зависимости от функционального на­значения информации и ее особенностей.

Рассмотрим функциональное назначение и роль различных структурных элементов в автоматизированной обработке.

Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты , из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое со­держание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная ин­формация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут», реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания . Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизи­ты-основания - количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а рекви­зиты-основания - количество работающих. Каждый документ вклю­чает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.

Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как еди­ницы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Система показателей определяет содержание управленческих документов и массивов. Например, система экономических по­казателей, представленная в балансе предприятия, в наряде на сдельную оплату труда и пр.

Система показателей устанавливается также в зависимости от уровня управления: корпорация, концерн, фирма, предприятие, ор­ганизация, подразделение.

Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует ин­формационное сообщение .

Группа однородных документов, объединен­ных по определенному признаку (например, отчетному периоду), со­ставляет информационный массив (файл) . Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различ­ным признакам могут объединяться в потоки, используемые при ре­шении различных комплексов задач управления. Отношение инфор­мации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему . Ин­формационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

Информационное обеспечение практически всегда переплетается с организационно-управленческой и производственно-технологической сферой. Поэтому информационное обеспечение – это совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управленческой деятельности и технологических процессов.

Основополагающим в определении информационного обеспечения является понятие информации.

Информация (от лат. infornatio – разъяснение, изложение) до середины XX столетия понималась как сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим (знаками, техническими средствами) способом. После 1950-х гг. на фоне бурного развития средств связи и телекоммуникаций, возникновения и внедрения в различные сферы жизни электронно-вычислительной техники появились новые, расширенные понятия информации. Информацию в вероятностно-статистическом (энтропийном) подходе стали трактовать как уменьшение степени неопределенности знания о каком-либо объекте, системе, процессе или явлении, или изменение неопределенности состояния самого объекта, системы, явления, процесса (информация по Шеннону).

Общенаучное понятие информации – это изменение объема и структуры знания воспринимающей системы. При этом под воспринимающей системой понимается не только собственно сам человек или его производные (коллектив, общество), но и вообще любая система, например биологическая клетка, воспринимающая при рождении генетическую информацию.

Существует нормативно-правовое понятие информации, которая используется в законодательных актах, регламентирующих информационные процессы и технологии. В Федеральном законе РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ понятие информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от способа их представления.

Важный нормативно-правовой аспект. Статья 128 Гражданского кодекса РФ информацию, наряду с вещами, работами и услугами, результатами интеллектуальной деятельности, нематериальными благами определяет видом объектов гражданских прав, а также прав собственности и авторских прав.

Содержанием информационно-аналитической сферы является объединение общенаучного и нормативно-правового понятия информации. Следовательно, информацию лучше рассматривать как изменение объема и структуры знания о некоторой предметной области (лица, предметы, факты, события, явления, процессы) воспринимающей системой (человек, организационная структура, автоматизированная информационная система) независимо от формы и способа представления знания.

При рассмотрении понятия информационного обеспечения в виде обработки информации большое значение имеет понятие данных. От информации данные отличаются конкретной формой представления и являются некоторым ее подмножеством, определяемым целями и задачами сбора и обработки информации. К примеру, данные по сотрудникам какой-либо организации в виде формализованных учетных карточек кадрового подразделения содержат лишь некоторый перечень необходимых сведений (ФИО, год рождения, образование, семейное положение, должность и т.д.) в отличие от огромного количества сведений, характеризующих каждого конкретного человека.

Данные – это информация, отражающая определенное состояние некоторой предметной области в конкретной форме представления и содержащая лишь наиболее существенные с точки зрения целей и задач сбора и обработки информации элементы образа отражаемого фрагмента действительности.

Таким образом, информация на стадии данных определяется формой представления и дополнительной характеристикой – структурой.

Структура данных связана с предоставлением информации и, в свою очередь, определяется функциональной, логической, технологической и т.п. структурой той или иной предметной области, информацию о которой содержат данные.

Существуют неструктурированные и структурированные формы представления данных, что предопределяет технологические особенности их накопления и обработки.

Неструктурированные формы.

• 1. Связный текст (документ на естественном языке – литературном, официально-деловом и т.д.).
• 2. Графические данные в виде фотографий, картинок и прочих неструктурированных изображений.

Структурированные формы данных.

• 1. Анкеты.
• 2. Таблицы.
• 3. Графические данные в виде чертежей, схем, диаграмм.

Способы сбора, анализа и обработки структурированных и неструктурированных данных существенно различаются. Наиболее развитыми с точки зрения задач обработки и анализа информации являются программные средства обработки структурированных данных, так как структуризацию можно считать первичной и наиболее трудно формализуемой и алгоритмизируемой обработкой.

Термин "информация" используется в двух значениях: как уменьшение неопределенности в отношении ожидаемых событий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникационного потока, ресурс.

Каждая управляющая система с замкнутым контуром есть совокупность субъекта и объекта управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации, – неотъемлемая часть управленческого процесса.

С информацией работают все специалисты управления, но затраты времени у них структурируются по-разному (табл. 3.7).

Таблица 3.7

Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого персонала, %

Виды информации , используемой в управлении:

• по типу отражаемых отношений – технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая;
• масштабам отражаемого объекта – федеральная (общегосударственная), региональная, местная;
• отраслям (сферам) жизнедеятельности общества – промышленная, сельскохозяйственная, военная, образовательная и т.н.;
• структурированности – систематизированная и несистематизированная;
• характеру носителя – документированная и вербальная.
• структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д.
• источнику поступления делится на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри нее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Ее использование характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования.

Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация:

• – организационно-хозяйственная – сведения о состоянии системы управления, кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах;
• – оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса.

Еще более регламентированный вид внутренней информации – исходящая информация, т.е. документы, создаваемые в системе управления:

• – внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям;
• – для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев определена и не может подвергаться изменениям.

Информация об управляющих воздействиях по содержанию является одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления – приказы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.

Внешняя информация – сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и неоднократного использования первичных документов.

Различные виды управленческой деятельности имеют различную информационную потребность .

Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.

Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временны́ми параметрами.

Оперативный контроль требует информации о повседневной деятельности – очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.

Основные трудности, которые возникают на пути сбора и распространения информации, связаны с коммуникационными проблемами. Информация обрабатывается человеком и неизбежны ее субъективные оценки как непригодной, что может вызвать искажения информации. Поэтому информатизация как важное направление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а главным образом – социальный процесс. Наиболее сложные проблемы находятся в сфере социальных (экономических, юридических, культурных) преобразований. Нельзя преуменьшать роль человека в управлении, его интеллекта и информационной культуры. Это широкое понятие, включающее умение ориентироваться в информационном пространстве, обостренное чувство времени, желание повысить КПД своей умственной работы и др.

Введение

Глава 2. Построение кода сообщения

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на лю­бой стадии развития общество нуждается в координации процессов, выполняемых на основе обмена сведениями и управления ими. Особен­но это касается производственных процессов - процессов, связанных с производством материальных благ, так как они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершен­ствуются наиболее динамично. А по мере их развития усложняется и уп­равление ими, что, в свою очередь, стимулирует совершенствование и развитие информационных систем как наиболее эффективного ин­струмента для передачи сообщений между участниками производства.

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру.

Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.

Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.

Глава 1. Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы

1.1 Понятие автоматизированной информационной системы в экономике

Для того чтобы понять, что же такое экономическая автоматизиро­ванная информационная система (далее АИС), необходимо прежде всего определить ее место в системе управления экономическим объектом. Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого производственного коллектива, объеди­ненных для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обеспечение устойчивости функционирования или выживания объекта уп­равления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. Цели сначала носят обобщенный характер, а затем, в процессе уточнения, они формализуются управлен­ческим аппаратом в виде целевых функций. Координация действий по достижению целей базируется на системе обмена информацией между участниками производства. Система информационного обмена вклю­чает в себя определенные процедуры, в частности регистрацию, обра­ботку, поиск информации и др.

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например пред­приятие, и субъекта управления – управленческого аппарата. Аппарат объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, перерабатываю­щих информацию, вырабатывающих и принимающих решения, а также контролирующих их выполнение. Роль АИС в контуре управления эко­номическими объектами состоит в том, чтобы осуществить подготовку, обработку и выдачу информации операторам управления - руководи­телям и специалистам (рисунок - 1).

В задачу объекта управления входит реализация той деятельности, для которой создавалась система управ­ления, а также представление данных о состоянии выполнения планов.

Рисунок - 1. АИС в контуре системы управления экономическим объектом: ПС – прямая связь, ОС – обратная связь

Оба компонента системы управления связаны прямой и обратной свя­зями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, на­правляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении. Указанные виды связей в системе управления существуют между субъектом и объек­том управления напрямую, а также через АИС. В этом случае связь осу­ществляется в части решения задач по передаче и обработке информации.

Взаимосвязь источника информации – аппарата управления, прием­ника информации – предприятия, а также каналов передачи информа­ции между источником и приемником информации (прямая и обратная связи) и составляют информационную систему (далее ИС) экономического объекта.

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на от­дельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная ИС стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечение процесса управления информацией на основе примене­ния средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной ИС стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автома­тизации обработки информации. С учетом сферы применения выделя­ются:

Технические ИС;

Экономические ИС;

ИС в гуманитарных областях и др.

Так как далее речь будет идти об ИС экономического характера, необ­ходимо ввести понятие АИС в области экономики. АИС в экономике – это совокупность методов и средств информационного, технического, программно-математического и организационно-правового характера, предназначенная для информационного обеспечения решения экономи­ческих задач. Таким образом, можно обозначить отраслевой вид АИС – экономическая автоматизированная информационная система (далее ЭАИС). С помощью ЭАИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления экономическим объектом, поскольку на предприятиях циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, обработка которых в их полном объеме с помощью компьютеров невозможна. Причин здесь несколько:

– сложность структуризации информации и формализации процес­сов ее переработки;

– недостаточное количество вычислительных устройств (парка ЭВМ);

– отсутствие экономической целесообразности и др.

АИС обеспечивают решение экономических задач и тем самым вклю­чаются в предметную область экономики. Предметная область (далее ПрО) экономики в контексте АИС – это совокупность сведений о структуре, процессах и свойствах эконо­мических объектов и АИС, способах взаимосвязи и процессах взаимо­действия между ними. ПрО в значительной мере определяет специфику решения задач построения и функционирования АИС. Обобщенное понимание ПрО можно представить как совокупность объектов, про­цессов, их количественных и качественных характеристик, а также свя­зей между ними, объединенных общей идеей, определенным смыслом или понятием более высокого уровня.

При построении и эксплуатации АИС учитываются следующие ос­новные категории, отображаемые как системообразующие признаки АИС: цели, задачи, функции системы, структура, технология создания и функционирования АИС, исходные условия функционирования сис­темы, факторы, влияющие на уровень качества и эффективность АИС и др.

Таким образом, цель АИС – это обеспечение специалистов информацией для реше­ния экономических задач. Одна из форм результата – информационная продукция и услуги, предоставляемые потребителям. Кроме того, резуль­татом работы ИС должно быть требуемое качество информационной продукции. Отсюда цель АИС – это также и повышение уровня каче­ства информации, выдаваемой специалистам – пользователям АИС.

Задачи составляют важную категорию функциональной структуры АИС. Через решение задач обеспечивается достижение ее цели. Задача АИС – это совокупность методов, средств и процедур, реализация ко­торых обеспечивает достижение цели АИС.

При рассмотрении задач следует учитывать, что существует два ос­новных класса задач: универсальные и специальные. В соответствии с целью основными универсальными задачами АИС представляются:

– выполнение процессов преобразования информации и выдача ее в удобном для восприятия виде;

– экономия ресурсов при выполнении процессов преобразования информации;

– развитие социального статуса работников, занятых в контуре функционирования АИС.

Специальные задачи определяются характером производства и теми задачами, которые решает предприятие для достижения поставленной цели. Они включают:

– обеспечение необходимого объема производства продукции;

– обеспечение ритмичности в производстве продукции или услуг предприятия (фирмы);

– проведение мероприятий по обеспечению заданного уровня каче­ства продукции;

– проведение технико-экономического анализа;

– выполнение материально-технического снабжения предприятия;

– обеспечение маркетинговой деятельности предприятия;

– обеспечение организационно-технических мероприятий по разви­тию предприятия и др.

Очевидно, что задачи АИС представляют собой базовую категорию ее соответствия профессиональным потребностям экономистов. Это и определяет ее уникальность в социально-экономическом пространстве. В силу этого проблема определения задач АИС имеет ключевое значе­ние в контуре управления экономикой и организации информацион­ной среды.

1.2 Структура и целостность автоматизированной информационной системы

Одна из доминирующих категорий АИС – ее структура (лат. structura – строение, расположение, порядок). Понятие «структура» упот­ребляется достаточно давно и применяется в качестве одного из средств определения понятий формы, организации, отображения со­держания определенного объекта. В общепринятом понимании слово «структура» обозначает совокупность составных частей объекта. Однако эти части могут организовать структуру только при наличии определенных связей между ними. Структура АИС – это способ взаимо­связи элементов системы, обеспечивающий ее целостность. Способы взаимосвязи структурных элементов должны быть такими, чтобы можно было обеспечить целостность объекта, его тождественность самому себе в различных условиях существования. Таким образом, целост­ность АИС – существенная характеристика, относящаяся прежде всего к ее структуре. Целостность АИС – это свойство АИС, обеспечиваю­щее устойчивость и функционирование системы в соответствии с ее назначением.

Родовидовая структура АИС определяется комплексом классификаци­онных признаков, или свойств. Эти признаки могут выступать как основания деления АИС на структурные группы или классы. По характеру решаемых задач современные АИС можно условно разделить на четыре основных класса:

1) Автоматизированные системы обработки данных;

2) Автоматизированные информационно-поисковые системы;

3) Автоматизированные системы управления;

4) Автоматизированные интеллектуальные информационные систе­мы.

В теоретическом плане вопросы структуры отдельной АИС можно рассматривать условно разделив ее на обеспечивающую и функцио­нальную части. Каждая из указанных частей дифференцируется на со­ставные компоненты структуры – обеспечивающие и функциональные подсистемы АИС.

Общую структуру ИС можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. Таким образом, отобразим структуру обеспечивающей части, которая может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рисунок - 2).

Рисунок - 2. Структура информационной системы

Таким образом, в настоящее время в состав обеспечивающей части информационной системы принято выделять подсистемы технического, информационного, математического, программного, организационно-правового, кадрового обеспечения.

1.3 Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы

Одним из существенных структурных компонентов АИС является подсистема информационного обеспечения. Подсистема «Информацион­ное обеспечение» АИС - это совокупность баз данных, файлов, документов и лингвистических средств, обеспечивающая реализацию информацион­ной составляющей АИС. Структура подсистемы состоит из следующих основных блоков:

Описание работы

Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на лю¬бой стадии развития общество нуждается в координации процессов, выполняемых на основе обмена сведениями и управления ими. Особен¬но это касается производственных процессов - процессов, связанных с производством материальных благ, так как они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершен¬ствуются наиболее динамично.

Содержание

Введение 3
Глава 1. Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы 4
1.1 Понятие автоматизированной информационной системы в экономике 4
1.2 Структура и целостность автоматизированной информационной системы 8
1.3 Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы 9
Глава 2. Построение кода сообщения 23
Заключение 25
Список используемой литературы 27

Информационное обеспечение (ИО) является важным компо­нентом автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной структурой объекта и функциональны­ми подсистемами ИС.

Информационное обеспечение предназначено для отражения ин­формации, характеризующей состояние управляемого объекта; слу­жит основой для принятия управленческих решений.

Основой информационного обеспечения является информация. В теории машинной обработки информация рассматривается в от­ношении технологии ее преобразования в целях управления, т.е. как совокупность сведений, являющихся объектом сбора, передачи, хранения и обработки. Информация может быть зафиксирована в документах и на машинных носителях; является предметом и сред­ством труда.

В качестве средства труда информация воздействует на объект управления с целью выработки управляющих решений. Как предмет труда информация является основой построения информационных технологий.

Структура экономической информации достаточно сложна и включает различные комбинации информационных структур, имею­щих иерархическую структуру построения. На рис. 3.1 приведен пример иерархического построения информационной системы.

Логический подход к структуризации экономической информа­ции позволил выделить следующие структурные единицы в зависи­мости от их функционального назначения: реквизит, показатель, документ, информационное сообщение, информационный массив (файл), информационная подсистема и информационная система. Рассмотрим функциональное назначение и роль различных струк­турных элементов в автоматизированной обработке.

Информационными единицами низшего уровня являются рек­визиты и показатели, служащие основаниями для составления до­кументов и хранения в памяти машины.

Реквизит - самая простая единица, состоит из знаков - цифр и букв, имеющих смысловое значение и не поддающихся дальней­шему делению. Реквизиты не однозначны по своему назначению и подразделяются на реквизиты-признаки, отражающие качественную сторону объекта, например наименование материала, и реквизиты- основания, отражающие количественную строку объекта, например количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.

Каждый реквизит характеризуется своими наименованиями и значениями, например:

Реквизиты-признаки подлежат логической обработке (сортировке, группировке, поиску), реквизиты-основания - арифметической обра­ботке. Сочетание одного основания и всех, относящихся к нему при­знаков, образует показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отражаемого явления.

Основываясь на этом определении видно, что в приведенном вы­ше примере отражено два показателя.

Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.

Документ является составной единицей информации, вклю­чающей множество реквизитов и дающей определенные количест­венную и качественную (либо только качественную) характеристи­ки объекта, процесса, явления.

Каждая экономическая задача характеризуется определенными формами документов и содержащейся в них системой показателей.

Документ отражается на бумажных носителях. Далее в памяти машины все однородные документы (информационные сообщения) формируются в информационный файл - основную структурную еди­ницу хранения информации в памяти компьютера при автоматизи­рованной обработке экономических задач.

Информационные файлы имеют раздичное функциональное на­значение. Так, выделяют файлы условно-постоянной, переменной, входной, промежуточной, результатной, архивной и другой инфор­мации. Часть файлов используется только для обработки одной за­дачи, другие - для нескольких задач. Как правило, в автоматизиро­ванной обработке экономической задачи участвует большое число информационных файлов.

Например, при обработке финансовых операций, связанных с расчетами по кассе, создаются информационные файлы плана сче­тов, справочников подотчетных лиц, приходных кассовых ордеров и других документов, на основе которых формируется сводная отчет­ность: кассовая книга, журнал-ордер N° 1 и др.

Совокупность различных информационных файлов, используе­мых для обработки какого-либо комплекса экономических задач (например, учета кассовых операций), организует следующую, уже довольно сложную, структурную единицу информации - информа­ционный поток.

Как правило, создание ИС предусматривает автоматизирован­ную обработку экономических задач различных функциональных подсистем. Например, в функциональной подсистеме «Бухгалтер­ский учет» автоматизированы финансово-расчетные операции, учет труда и заработной платы, учет ТМЦ, учет основных средств, учет производства, сводная отчетность, что позволяет выделить инфор­мационную подсистему «Бухгалтерский учет».

Выделение информационных подсистем в ИС зависит от вида деятельности объекта.

Так, например, в ИС предприятий и организаций выделяют функциональную подсистему «Бухгалтерский учет»; в ИС банка - «Операционный день банка».

Совокупность всех информационных подсистем объекта состав­ляет структурную единицу информации высшего уровня - инфор­мационную систему, реализующую различные функции управления.

Создание информационных систем и информационных техноло­гий требует организации и выделения специальной подсистемы - информационного обеспечения.

Основой информационного обеспечения является система по­казателей предметной области. Например, в бухгалтерском учете система показателей определяется различными участками учета, финансовой отчетностью; в банковской деятельности системы по­казателей связаны с расчетно-кассовым обслуживанием юридиче­ских лиц, кредитных, депозитных и валютных операций, вкладов частных лиц и др.

Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая деление ИО на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, доку­ментация, потоки информации) и внутримашинное (информацион­ные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).

В условиях применения персональных компьютеров для обра­ботки экономических задач сохраняется преемственность ранее разработанных принципов создания ИО, но ориентир сделан на следующее:

Организацию АРМ и активное участие пользователя в вычис­лительном процессе (децентрализованная обработка);

Автоматическое формирование первичных документов персо­нальным компьютером (безбумажная технология);

Сетевую интегрированную обработку комплексов экономиче­ских задач предприятия (организации);

Создание распределенной базы данных организации;

Широкое информационно-справочное обслуживание пользо­вателей;

Электронный документооборот;

Электронную почту, выход в Интернет.

Можно считать, что деление информационного обеспечения на внемашинное и внутримашинное является весьма условным, так как современная автоматизированная технология обработки экономиче­ских задач основывается в основном на информационных файлах, размещенных в памяти информационной системы компьютера. Про­исходит автоматическое создание первичных документов компьюте­ром, в то время как ввод с бумажных носителей постоянно сокра­щается. Документооборот приобретает автоматизированную форму; маршрут их движения устанавливается машинной программой.

Структура информационного обеспечения включает:

Систему показателей предметной области (например, показа­тели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельно­сти и др.);

Системы классификации и кодирования экономической ин­формации;

Унифицированную систему документации, создаваемую руч­ным или автоматическим способом;

Потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;

Информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине на машинных носителях, имеющие различную степень органи­зации (банк данных) и подлежащие автоматизированной об­работке.

Назначение информационного обеспечения заключается в сле­дующем.

1. Обеспечение организации представления информации поль­зователям для выполнения ими профессиональных задач по подго­товке управленческих решений, а также создание условий работу автоматизированным информационным технологиям.

2. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсис­тем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

3. Создание эффективной организации хранения и поиска дан­ных, позволяющей формировать данные для решения регламенти­рованных задач, а также функционировать в режиме информацион­но-справочного обслуживания.

Состав информационного обеспечения определяется на стадии проектирования ИС при активном участии пользователей.

Основой его разработки служат данные анализа обследования информационных систем экономического объекта, в ходе которого определяется состав используемой документации, содержание базы данных, информационные связи комплексов экономических задач. Значительная роль при создании ИО отводится результатам поста­новки задачи, в ходе разработок которых пользователи определяют конкретный состав первичных и сводных документов, представляют их структуру, способы их составления и т.п. (см. гл. 2).

Проектирование ИО осуществляется в тесной связи с техноло­гией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

Лекция 4

Информационное обеспечение информационных систем

Понятие информационного обеспечения и его структура.

Внемашинное информационное обеспечение.

Внутримашинное информационное обеспечение.

Понятие информационного обеспечения и его структура

Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая его деление на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, доку­ментация, потоки информации) и внутримашинное (информацион­ные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).

Информационное обеспечение (ИО) является важным компо­нентом автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной структурой объекта и функциональными подсистемами ИС.

Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.

Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет устано­вить структурные элементы в зависимости от функционального на­значения информации и ее особенностей.

Рассмотрим функциональное назначение и роль различных структурных элементов в автоматизированной обработке.

Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты , из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое со­держание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная ин­формация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут», реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания . Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизи­ты-основания - количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а рекви­зиты-основания - количество работающих. Каждый документ вклю­чает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.

Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как еди­ницы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Система показателей определяет содержание управленческих документов и массивов. Например, система экономических по­казателей, представленная в балансе предприятия, в наряде на сдельную оплату труда и пр.

Система показателей устанавливается также в зависимости от уровня управления: корпорация, концерн, фирма, предприятие, ор­ганизация, подразделение.

Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует ин­формационное сообщение .

Группа однородных документов, объединен­ных по определенному признаку (например, отчетному периоду), со­ставляет информационный массив (файл) . Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различ­ным признакам могут объединяться в потоки, используемые при ре­шении различных комплексов задач управления. Отношение инфор­мации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему . Ин­формационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

Таким образом, информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организа­ции документооборота; систем классификации и кодирования эко­номической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в ма­шине и на машинных носителях и имеющие различную степень ор­ганизации.