Настройка формы задач в Outlook

Я думаю что пометили как ответ по 2м причинам:

1. Вы уже почти 2е суток никак не отреагировали не предыдущий коментарий и не ответили был ли он вам полезен.
2. Ваша задача ни коим образом не связана с Exchange сервером.

Исходя из той статьи что я вам кинул:

Where we can publish?

Now we can see where we can publish these custom forms.

Outlook forms solutions can vary greatly, especially because Outlook has a number of different types of standard forms. It is often difficult to determine the best place to publish a form, and there are many factors to take into account when you make the decision. Forms can be published to three locations:
(1) A folder (or Folder Forms Library)
(2) Organizational Forms Library
(3) Personal Forms Library

We’ll discuss them in detail and how these three makes differences:

(1) A folder (or Folder Forms Library):

• For most folder-based forms solutions, publish the form to the folder so that it is available whenever someone is using the folder.
• If you publish the form in a public folder, the form is available to everyone who can access the folder.
• If you publish the form to one of your personal folders, it is available only to you when you are using that folder.
• Contact, Post, Task, and Journal forms are examples of the types of forms that are typically associated with a folder.
• One advantage to publishing a form to a folder is that the form is available on the Actions menu when you are in the folder.

(2) Organizational Forms Library:

• Publish the form to this library if you want to make the form available to everyone in your organization, such as a form to report vacation time.
• This library is often used for e-mail message forms because they are typically not based on a specific folder.
• You can publish a form to the Organizational Forms Library when you want to use the same custom form in more than one folder.
• When you do this, you can maintain only a single published form.
• Forms that are published to this library are accessible to everyone in the organization as long as they are given permissions to the library by the administrator.
• The library is stored on the Microsoft Exchange Server-based computer.
• The administrator must give you permissions to publish to the Organizational Forms Library.
• This permission is typically given to only a few individuals or a department that manages the Exchange Server-based computer.

(3) Personal Forms Library:

• Forms that are saved in this library are only accessible to you.
• When you publish a form to the Personal Forms Library, the form is stored as a hidden item in the root folder of your mailbox or Personal Folders (.pst) file, whichever is your default mail delivery location.
• Like forms that are stored in the Organizational Forms Library, these forms can be opened by using the Choose Form command.
• Save a form to this library when you create a form for your own personal use, such as a standard e-mail message form that is pre-addressed to recipients.

Опять же повторюсь Exchange тут совершенно не причем и он не управляет кастомными формами или видами.

· Комментариев нет

Эта статья расскажет, как использовать мощь форм в Outlook, совмещенную с Exchange Public Folders, на примере типовой системы «справочного стола».

Введение

Из-за гибридного, комплексного характера Exchange, он предоставляет более чем один механизм автоматизации и программирования приложений, основанных на нем.

Формы Outlook представляют собой механизм, основанный на пользовательском интерфейсе, который создает код VBA, позволяющий Вам установить основные механизмы взаимодействия между пользователями Exchange. На основном уровне, вроде представленного в этой статье, они совсем не требуют знания скриптинга или программирования, хотя конечно, нет предела тому, что может быть сделано с использованием форм в Exchange, если у Вас есть время изучить VBA.

Эта статья покажет, насколько легка установка простого «справочного стола», основанного на Outlook. Система гибка, так что Вы можете легко приспособить пример, данный ниже, для нужд Вашей компании.

Создание общественной директории

Первый шаг - это создание общественной директории «справочного стола», в которой запросы сохраняются и управляются. Хотя этот шаг выполняется с помощью Exchange management, то же самое может быть сделано через Outlook, используя аккаунт с подходящими правами доступа.

После того, как папка создана, Вы можете задать соответствующие права доступа, как показано ниже, чтобы пользователи могли открывать запросы, администраторы «справочного стола» могли редактировать их, а Администратор управлял общественной директорией.

Проектирование Формы

Новые формы создаются с использованием уже существующих форм. Вначале это выглядит «сжато», но это избавляет вас от ненужной работы. Я выбираю форму «Post» (Отправка), используемую Outlook для отправки информации в общественные директории.

Формы, как показано ниже, могут иметь несколько столбцов и две «Страницы», одну для составления сообщения - «Страница составления» (Compose page), и вторую - «Страницу чтения» (Reading page), для чтения сообщения после его составления. Обычно при переходе на «Страницу чтения» некоторые атрибуты становятся доступными только для чтения.

Две главных плавающих панели инструментов - Инструментарий (Toolbox), позволяющий поместить нужные компоненты в форму и «Выбор поля» (Field chooser), через который можно выбрать существующие поля или создать новые.

Столбцы могут быть переименованы (что очень удобно, так как «Message - «Сообщение», является слишком общим). Меню «Form» также позволяет просматривать код позади формы, но пока это не нужно.

В программу «Справочного стола» мы добавляем несколько полей, таких как «комната» и «здание», чтобы человек, делающий запрос, мог быть найден техническим персоналом. Если Вы выбираете область из «Выбора поля», то ярлык (label) и область ввода текста (textbox) автоматически создаются в окне диалога.

Если Вам требуется выпадающий список вроде того, который я использовал для выбора категории запроса в «Справочном столе», Вы должны выбрать ярлык и затем «Выпадающее меню» (Dropdown) из настроек меню.

Настройка значений («Value») выпадающего меню позволяет позволяет ввести возможные значения.

Я специально оставил возможность изменения окна, потому что иногда требуется исправить или добавить новую информацию в уже открытый запрос.

Я счел необходимым добавить поле «Статус запрос» (Call status) на страницу чтения, с тем, чтобы персонал Справочного стола мог изменять статус запроса.

Чтобы закончить работу над формой, нажмите кнопку Publish. Можете использовать кнопку навигации, чтобы выбрать нужную папку.

Открытие запроса в «справочном столе»

Чтобы открыть запрос в справочном столе из Outlook, вам нужно выбрать нужную форму в Общественной директории.

Окно предварительного просмотра покажет главные области сообщения.

Открыв нужное сообщение, вы увидите содержимое запроса.

Содержимое запроса может быть изменено, однако кнопка сохранения отсутствует, и вы должны использовать комбинацию клавиш Ctrl+S или меню «Файл».

Вы можете убрать кнопку «Ответить» (Post reply) во время проектирования формы, поскольку в данном случае она не нужна.

К сожалению, кнопка сохранения не может быть добавлена при проектировании формы.

Заключение

Так, совсем не прибегая к программированию, мы можем настроить свою систему «Справочного стола», и сделать ее доступной всем нашим пользователям через знакомый им интерфейс. Но это приложение имеет свои недостатки. Новичку непросто найти форму, нет никакого механизма отслеживания запросов.

Можно также заметить отсутствие веб-интерфейса для этой формы в Outlook Web Access. Но эти недостатки могут быть преодолены с использованием мощи тех приемов, которые я покажу в следующих статьях, посвященных формам в Outlook.

Источник http://www.msexchange.org

Readers Comments (Комментариев нет)

Exchange 2007

Не для кого не секрет, что я повернутый на «оптимизации» всего, что попадет мне в ручищи 🙂 Иногда получается, как по классике: «Оптимизированный хаос», а иногда и стоящие вещи. В общем, сейчас об очередном эксперименте.

Приложения-органайзеры.

Кто пользовался — знает. Кто не пользовался — либо ему это не нужно, либо он про это не знает. Но не суть. А суть в том, что я их перепробовал вагон и маленькую тележку. И, как положено, не нашел оптимального именно для себя. Чем-нибудь да неудобно. Раньше пробовал описывать здесь промежуточные «системы», основанные на текущем любимом приложении, но буквально через пару недель после описания эти системы лопались или забывались. Все либо возвращалась во вполне определенное русло, либо просто тормозилось, загнивало и шло на корм червям. Описывать все проблемы, с которыми сталкивался, не буду — будете пробовать, и у вас появятся схожие, а еще лучше, чтобы свои. Потому что даже идеально отлаженная система может резко потерять актуальность после всего лишь очередной смены обстановки или уклона деятельности. Вчера вел что-то типа проектов, сегодня чисто контролируешь поручения, завтра фигачишь дашборды и аналитические вещи, послезавтра в режиме вебинара вдалбливаешь в головы какие кнопки в каких окнах нажимать в этом долбаном SAP (который стал таковым не красного словца ради. Кто в теме — согласится со мной.

Суть вопроса

Чем мне нравился интерфейс LeaderTask и чего очень сильно не хватало в Outlook? А вы сами посмотрите:

М? Правильно! Все видно. Посмотрел, и понятно. Понятно:

• Суть задачи
• К какому поручению (Проекту) она относится
• Статус (начата, остановлена, не начата и т.п.)
• Контекст (в офисе, на выезде и т.п.)
• Контакт (кому я поручал задачу или кому я должен ее сдать)…

Минусы? Простой сценарий — скопировать исполнителю перечень вопросов к нему было целой проблемой, так же показать начальнику статус тоже было почти нереально. А скриншот такого формата, как можно догадаться, понимал только я. И пофиг, что именно мне это было очень удобно. Выкручивался как мог. Вот то, что оставалось от буйства красок при простом копировании:

И что здесь можно увидеть? Да кроме названия задачи ничего! Как с этим работать? Никак.

Решение проблемы. Все гениальное — просто!

В общем, в очередной поездке в общественном транспорте приходит мне в голову отличная идея! А что, если в том же корпоративном Outlook настроить под задачи определенного типа пользовательские формы определенного образца. Какие? Ну а это зависит от самой задачи: где просто список исполнителей с галочками — сделал/не сделал, где куча параметров одного действия…

Следующий день (ну как день… За пару часов наваял такую, вот, форму для задач, показанных на скриншотах выше:

Быстренько перенес эти задачи в Outlook и стал отмечать, по какому объекту что проверено, а что нет.

*** Позже выяснилось, что красивая голубая картинка делает форму, размером несколько десятков килобайт здоровенной 2 мегабайтной штуковиной, что затрудняет рассылку и т.п. Пришлось просто удалить картинку, и фон стал стандартным серым.

Сразу же захотелось красиво видеть список задач с отмеченными чекбоксами в представлении Outlook, чтобы быстро реагировать на звонки и для ясности картины. Еще полчаса, и я наваял такое пользовательское представление:

Но как? Читатель, искренне надеюсь, что ты сам умеешь искать заинтересовавшую тебя информацию. Порекомендую для понимания того, как работает Outlook книгу Глеба Архангельского «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook». Не на правах рекламы, автор мне не платит, но думаю, что лучше, чем он, я не скажу и не напишу. Все действительно просто! Нужно просто выключить привычного дурачка, который «не умеет» и «не дружит с техникой…» и начать думать самому. Прошу прощения за тон, но есть люди, для которых правый клик мыши и выбор из контекстного меню — это непреодолимая преграда, и в то же время они ищут суперсредства для повышения своей «эффективности» и «успешности» 🙂 ладно, не буду отклоняться от темы и умничать, почему это ни к чему не приводит в итоге.

В общем, немного пошаманив, я получил примерно такой вариант:

И что мы видим? Задачи с отметками (или без) на разных статусах, группировку по исполнителям, даты создания задачи (конкретно эти задачи должны выполняться в пятидневный срок с момента их постановки, например), просроченные краснеют, проверенные — становятся другим цветом и курсивом, я просто выделяю задачи конкретного исполнителя и жму кнопку «переслать». Все! Задачи во вложении письма, которое улетает адресату. На том конце провода человек открывает их и видит форму (справа) с помеченными галочкой пунктами.

Очевидные плюсы такого подхода:

Все работает в рамках MS Outlook, который, в свою очередь, работает в рамках корпоративного Exchange Server. Т.е. Я могу видеть все в этом же виде в любом месте, где удастся настроить Outlook на мой аккаунт. Даже с телефона я могу видеть текст в примечаниях, срок задачи, напоминания, а так же могу создавать стандартную задачу (увы, только стандартную, здесь формы не попользовать) прямо с телефона прямо в дороге. Например, вспомнил что-то, что надо сделать или позвонил начальник… Все копируется, печатается, обрабатывается, видоизменяется, пересылается просто отлично.

Очень важный P.S.:

Вроде бы все настроено и работает отлично. При выборе нужного представления мне показываются задачи в нужной мне форме… Но их кучи! И обрабатывать их сразу же захотелось более автоматизированно.

В итоге часть проверки была впоследствии переложена на скрипт VBA, даже создание этих пакетов задач было поручено скрипту (но уже запускаемому из Excel), в теле задачи в примечаниях тем же скриптом прописывается текст ошибок по конкретным точкам в задаче, т.е. Если нет инвентарного номера, то указано, где конкретно его нет, если есть ошибки по соединениям пролетов, в теле вложен файл, импортированный из базы данных, так же, для отчетности руководителю, сделал еще одно представление, в котором чекбоксы с галочками были отображены, как «Истина/Ложь», что удобно при копировании в любой отчет и обработку уже там с помощью условных форматирований, сводных таблиц и просто для удобной настройки печати (руководители любят, когда все на бумаге, а не в цифре).

В общем, как говорит один блоггер: «В Excel можно сделать почти всё. А что невозможно — можно сделать макросами». С Outlook та же ситуация: макросами можно делать что угодно. Создать пакет задач с исполнителями и в конкретной форме? Да не вопрос! Запустить проверку на интересующие позиции? Всего лишь еще один макрос. Осталось приучить людей пользоваться Outlook не только как почтовой программой, но и как органайзером. Не все даже знают, что там можно записывать даты и время совещаний, проверок, сроки работ и т.п. А уж заставить написать Тему — до сих пор не решенная проблема.

Эта статья была запланирована в момент, когда я все это создал. Я понаделал скриншотов и собирался дома отформатировать должным образом и выложить сюда. Но решил, что нужно эту штуку сначала обкатать месяц-другой, прежде чем выкладывать. С гордостью могу сказать, что этот эксперимент стоил времени, потраченного на его разработку и настройку, на написание и отладку скриптов и т.п.

Форма является простым способом распределения и сбора сведений в электронном виде. Например, существуют формы для заказа товаров или публикации сведений в общей папке. Microsoft Outlook предоставляет встроенные формы, такие как Формы сообщений (для создания сообщения) или Формы контактов (для ввода сведений о контакте).

Форма также используется при отправки сообщения или при создании встречи. Все элементы Microsoft Outlook основаны на форме. Среда разработки форм Microsoft Outlook используется для создания настраиваемых форм. С помощью встроенных форм можно расширить возможности элемента, связанного с этой формой, например, применить автоматическую проверку имени в настраиваемой форме или создать ее на основе формы сообщения электронной почты. Чтобы изменить форму, можно добавить или удалить поля, элементы управления, параметры или вкладки. Форму можно сохранять как файл для дальнейшего использования в качестве шаблона или в библиотеке форм, тем самым предоставляя ее для общего доступа.

Разработчики имеют возможность усовершенствовать формы с помощью элементов управления ActiveX, а также добавлять web-страницы непосредственно в формы, используя элементы управления web-обозревателя. Программирование форм может осуществляться с помощью VBScript. Вы можете создавать формы Microsoft Outlook с помощью Microsoft Visual Basic или Visual Basic для приложений, либо использовать формы Microsoft Outlook, разработанные в Microsoft Exchange Forms Designer (EFD). Для работы с Microsoft Exchange Forms Designer необходимо установить дополнительный компонент времени загрузки EFD.

Чтобы создать пользовательскую форму Microsoft Outlook, следует прежде всего выбрать одну из стандартных форм Outlook. В большинстве случаев, тип формы, который требуется настроить, определяется типом создаваемого решения. В приведенной ниже таблице описаны типы форм и наиболее частый способ их применения.

При выборе типа формы для дальнейшего использования следует учитывать следующие моменты:

• какого рода решения планируется создать? Для отправки формы наиболее соответствующим типом является Сообщение . Для отслеживания сведений в папке следует использовать типы формы Помещение в папку , Контакт , Задачи или Встреча ;
• какая из форм обеспечивает наиболее полный набор необходимых возможностей? Стандартные формы Microsoft Outlook предоставляют широкие возможности, поэтому следует выбирать ту форму, для которой требуется минимальное число дополнительных параметров настройки;
• какие стандартные поля доступны для формы? В каждой форме Microsoft Outlook имеется собственный набор стандартных полей для отслеживания сведений для этих типов элементов. Следует использовать форму, содержащую поля, максимально соответствующие требованиям пользователя;
• какие страницы формы можно настроить? Некоторые страницы форм Microsoft Outlook настроить нельзя, однако при необходимости пользователь может их скрыть.

Microsoft Outlook поддерживает различные типы серверов электронной почты и способы взаимодействия с ними. Архитектуры на основе интерфейса приложений электронной почты (MAPI) реализуются при использовании Outlook с сервером Microsoft Exchange или с хранилищами MAPI (файл личных папок (.pst)). В основном объектные модели Outlook и средства, связанные с разработчиком, создавались именно для этой среды. В основе работы MAPI лежит использование профилей, определяющих передачу и сохранение сообщений. Сервер Exchange предоставляет много совместных возможностей Microsoft Outlook, таких как библиотека организационных форм и общие папки. Обратите внимание, что если Outlook настроен только на работу с серверами на основе протокола http, то разработка нестандартных форм поддерживаться не будет.

Сведения в Microsoft Outlook хранятся в виде отдельного элемента в папке. Элемент Microsoft Outlook похож на запись в базе данных, состоящую из группы полей, в которых хранятся сведения о конкретном элементе.

В Microsoft Outlook существует два способа отображения содержимого элемента: с помощью представления в окне просмотра либо с помощью формы в окне создания и проверки. Сведения в форме отображаются более полно, что позволяет пользователю свободнее оперировать с содержимым элемента. В определенной степени форма является основным пользовательским интерфейсом для элемента. Microsoft Outlook предоставляет несколько стандартных форм для каждого элемента (Почтовое сообщение, Контакт и т.д.).

Существует возможность создания настраиваемой версии этих форм, что позволяет изменять способ отображения элементов Microsoft Outlook. Можно отображать дополнительные страницы, которые обычно скрыты, а также добавлять на страницы элементы управления. Чаще всего эти элементы управления связаны с полями элемента таким образом, что пользователь может просматривать и редактировать содержимое этих полей. В некоторых случаях существует возможность настройки заданных по умолчанию страниц формы.

В каждом элементе содержится поле «Класс сообщения» с названием формы, предоставляемой Microsoft Outlook для отображения и редактирования элемента. Например, в окне Контакта задан класс сообщения «IPM.Contact». При создании пользовательской формы Customer для всех элементов, использующих данную форму, будет указан класс сообщения «IPM.Contact.Customer». Название класса сообщения элементов Outlook всегда начинается с «IPM». Вторая часть названия класса сообщения соответствует типу используемой формы Microsoft Outlook. Третья часть названия этого класса появляется только в случае применения пользовательской версии стандартной формы Outlook.

При совместном использовании с сервером Microsoft Exchange программа Microsoft Outlook предоставляет возможности для коллективной работы, которые позволяют нескольким пользователям одновременно работать с одними и теме же данными. Однако даже без использования этих возможностей можно настраивать папки «Microsoft Outlook» в соответствии вашими требованиями либо создавать решения, которые смогут применять другие сотрудники организации.

Если планируется создание решения для коллективной работы, прежде всего следует разработать решение для одного пользователя. Поскольку разработка решения для коллективной работы в большинстве случаев является такой же простой операцией как помещение настраиваемой формы в общую папку «Microsoft Exchange», знание основ создания личных форм на основе папок может быть полностью применено при разработке решений для общих папок.

При работе с личными папками или общими папками «Microsoft Exchange» объединение решений Microsoft Outlook осуществляется следующим образом:

1. выберите тип папки и/или формы, который требуется настроить;
2. откройте новую форму и выполните настройку в соответствии с личными требованиями;
3. опубликуйте форму в папке таким образом, чтобы она могла быть использована только в этой папке;
4. укажите настраиваемую форму как используемую по умолчанию для данной папки. Это обеспечит создание новых элементов для использования в этой папке на основе данной настраиваемой формы;
5. если в папке уже имеются какиелибо элементы, выполните их обновление таким образом, чтобы при открытии этих элементов использовалась новая форма.

Обратите внимание, что если в папке планируется использовать настраиваемую форму, ее следует создать перед разработкой элементов, основанных на этой форме. Это обеспечит использование содержащимися в папке элементами одинакового набора полей. Если после создания некоторых элементов в папке требуется обновить форму, выполните следующие действия:

1. откройте новый пустой элемент, основанный на настраиваемой форме;
2. обновите форму в соответствии с личными требованиями;
3. повторно опубликуйте форму в папке с использованием того же имени.

А вот для задания форм, доступных для папки требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Для добавления формы в частную совместно используемую папку или в общую папку необходимо иметь права редактора, ответственного редактора или владельца. Владелец общей папки может ограничить доступ к формам для пользователей папки.

1. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
2. Перейдите на вкладку Формы .
3. Чтобы добавить форму в список Сопоставленные папке формы , нажмите кнопку «Организовать».
4. Чтобы ограничить список форм, доступных другим пользователям папки, установите соответствующий переключатель в группе «Разрешить использование».