Как перевести документ из 1с в excel. Выгрузка данных в Excel с установкой разных параметров. Так все просто

Довольно часто у пользователей возникает необходимость сохранить данные из 1С 8.3 в файл, к примеру, pdf, Word, Excel и прочие форматы. Например, отправить по электронной почте другому человеку отчет, сделать расчеты в Excel. К сожалению, не все пользователи знают, что выгрузить такие данные из 1С очень просто самостоятельно без посторонней помощи.

Не редко создается необходимость выгрузить список каких – либо данных из табличной части документа, формы списка, журнала документов и т. п. Такие задачи часто единичны, и нецелесообразно привлекать специалиста для написания отчета.

Например, вам нужно получить всю номенклатуру с видом «Материалы» при этом нужны только колонки «Номенклатура» и «Единица».

В том случае, когда необходимо выгрузить данные с их фильтрацией, первым делом, необходимо настроить список в меню «Ещё» табличной части.

В появившемся окне из левой части (доступные поля) необходимо выбрать те, по которым вы будете делать отбор (в данном случае «Вид номенклатуры»). В правой части окна устанавливаются значения параметров отбора. При этом вид сравнения не ограничивается одним лишь равенством.

После того, как был установлен обор, в форме списка справочника «Номенклатура» будут отображаться лишь те позиции, которые подходят под заданное условие.

Следующим шагом будет вывод данного списка в табличный документ.

В меню «Еще» выберите пункт «Вывести список».

Если вам нужно вывести не все колонки, как в нашем примере, то установите «галочки» только на тех, которые необходимы.

В итоге вы получаете, по сути, отчет, который можем сохранить в любой доступный формат. Как это сделать будет рассмотрено ниже. Подобным образом можно выгружать табличные части документов и справочников, данные из журналов документов, форм списков и не только.

Выгрузка отчетов и печатных форм из 1С

Любой отчет, печатную форму, табличный документ (например, который мы получили в нашем примере) в 1С 8.3 можно выгрузить во внешний файл в два клика.

На верхней панели программы находится кнопка сохранения во внешний файл (интерфейс «Такси»). Она будет активна на любых отчетах и печатных формах, где доступно сохранение.

Выгрузка базы данных 1С целиком

Данный способ необходим в тех случаях, когда базу данных 1С нужно выгрузить целиком, например, для создания тестовой копии.

Зайдите в нужную информационную базу в режиме конфигуратора.

В меню «Администрирование» выберите пункт «Выгрузить информационную базу».

Укажите при необходимости другое имя файла и путь для сохранения.

Полученный файл выгружаемых данных с расширением *.dt в дальнейшем очень легко загрузить. Для этого в режиме конфигуратора в меню «Администрирование» выберите пункт «Загрузить информационную базу» и откройте полученный ранее файл *.dt.

Перенос информации между базами данных является одной из задач их поддержки и администрирования. Для его эффективного выполнения в автоматизированных комплексах 1С создаются обработки. Они значительно облегчают рутинную работу, ускоряют процессы выгрузки-загрузки информации и одновременно реализуют контроль ее корректности. Выгрузка из 1с в xml позволяет создавать файл с содержимым любого объекта настроенной конфигурации, и использовать его, когда необходима выгрузка данных в идентичную конфигурацию.

Инструменты для создания выгрузки

Для экспорта информации, содержащейся в базах данных, главным образом используется формат xml. Для 1С разработано множество обработок (например, ВыгрузкаЗагрузкаДанныхxml82 epf), при помощи которых возможно выводить в файл и загружать данные. При этом пользователь должен получать файл определенной структуры, который позволяет загружать хранящуюся в нем информацию в родную базу данных или переносить ее в другое место. При создании выгрузки следует соблюдать следующие правила:

• Сохранить созданные файлы до момента полного восстановления и окончания процедур проверки корректности перенесенной информации;
• В случае использования обработки как инструмента резервного копирования создавать для копий данных отдельные подпапки и вести журнал их учета для быстрого поиска.

Поставляемая в программе поддержки пользователей 1С , которую можно найти на сайте или дисках ИТС, является великолепным средством для экспорта и импорта информации. Пользователь компьютера может выгрузить как всю базу, так и ее отдельные объекты, при этом кроме собственно экспорта производятся различные операции по проверке информации, помогающие избавиться от критических ошибок в данных.Обработка 1с выгрузка в xml работает в двух режимах:

• Выгрузка. Создает файл, содержащий выгружаемые объекты, определяемые пользователем;
• Загрузка. Производит чтение экспортируемого ранее файла и записывает находящиеся в нем сведения в информационную базу.

Обработка позволяет произвести контроль объектов на недопустимые символы, а также включает в себя функцию экспорта информации с ограничениями.

Выгрузка может использоваться не только при обмене информацией между базами 1С. С ее помощью можно обеспечить интеграцию различных комплексов, например, 1С и системы Парус. Универсальность формата XML позволяет создавать программы для переноса информации практически для любых информационных банков. Обработка выгрузка и загрузка данных xml – важнейший инструмент обмена информацией.

Процесс выгрузки данных в xml

Рассмотрим, как выгрузить из 1с в xml в обычном режиме. После закачки обработки ВыгрузкаЗагрузкаДанныхxml.epf и ее открытия необходимо выполнить следующие шаги:

• Отобрать объекты для экспорта;
• Настроить необходимые фильтры, например, по периоду;
• Определить месторасположение файла с информацией на дисковой подсистеме;
• Запустить выгрузку объектов.

Необходимо помнить, что заголовочная часть формата файла выгрузки отличается от формата файла, используемого при выгрузке по планам обмена.

Загрузка xml в 1с производится в базу-приемник с конфигурацией, идентичной базе-источнику. До того, как загрузить в 1с xml 1с необходимо открыть обработку в базе-приемнике. Затем нужно указать путь до выгруженного ранее файла и осуществить загрузку данных нажатием на кнопку «Загрузить данные».

При необходимости активируются флажки для загрузки данных в режиме обмена в распределенной информационной базе и игнорирования возникающих ошибок при загрузке объектов.

После этого необходимо проверить базы и убедиться, что все элементы загружены корректно, чтобы не получить их потери, например, если произошла ошибка в обработчике события после загрузки объекта.

Очень часто требуется получить данные из 1С 8.3 и сохранить информацию во внешний файл, иными словами, сделать выгрузку из 1С предприятия. Задача практически всегда выполнима без привлечения программистов 1С.

Рассмотрим ряд полезных советов, с помощью которых Вы сможет выгрузить данные из 1С во внешнюю информационную систему.

В 1С есть несколько методов, с помощью которых Вы можете получить информацию без привлечения специалистов:

• Выгрузка базы из 1С 8.3 целиком — для последующей загрузки на другом компьютере
• Сохранение отчетов и печатных форм в Excel, Word или PDF
• Выгрузка таблиц из 1С
• Получение информации с помощью консоли запросов

Подробнее о них:

Как выгрузить базу из 1с 8.3 целиком (в файл.dt)

Для этого понадобится зайти в режим конфигуратора, затем в главном меню выбрать пункт «Администрирование» — «Выгрузить информационную базу»:

Затем потребуется только указать название будущего файла и его расположение на диске.

Для последующей загрузки в другую базу нажмите на кнопку «Загрузить информационную базу» и выберите предварительно выгруженный файл.

Выгрузка из 1С в Excel отчетов и печатных форм

Этот способ универсальный и очень простой. Для этого достаточно при открытии печатной формы или отчета.

Например, открываем печатную форму ТОРГ 12, нажимаем ctrl+S (или в меню Файл – Сохранить как) и выбираем тип файла и его имя:

Для действует та же система – отчет выгружается в два клика:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Доступно сохранение в основные форматы – excel, word, pdf, html, txt и тд.

Выгрузка таблиц из 1С 8.3

Часто встречаются такие банальные задачи, как «получить список платежек за текущий год», «выгрузить книгу покупок или продаж» или «выгрузить товары из накладной №256». Решить такие задачи достаточно просто.

Например, мне необходимо получить все поступления от контрагента «Вектор» с суммой более 1000. Откроем форму списка и установим нужные отборы в списке:

Система предложит вариант вывода – в табличный документ или текстовый, выберем табличный. Программа 1С выведет информацию в такой табличный документ, который, подобно отчетам, можно сохранить в нужный нам формат:

Подобные действия можно произвести практически для любой табличной части в 1С 8.2. Например, нам потребовалось выгрузить список товаров из поступления № МСК00003, не проблема. Делается это очень просто – открываем документ, вызываем контекстное меню и через пару кликов получаем нужную выгрузку в нужном формате:

Выгрузка в Excel журнала проводок из 1С:

Получение информации с помощью консоли запросов

Однако не вся информация может быть найдена в простой табличной части 1С 8.2. Иногда требуется собрать данные из нескольких источников данных, соединить их по некоторым полям.

Этот способ подходит для технически подкованных людей, которые знают основы языка запросов. Заключается он в том, чтобы получить результат запроса с помощью и сохранить его в нужный нам формат.

Например, требуется получить всех контрагентов-поставщиков и их телефонный номер. Для этого напишем следующий запрос:

Полученную таблицу можно также выгрузить в нужный формат файла:

Загрузить полученные данные можно в другую базу 1С с помощью « «. Смотрите видеоинструкцию на примере номенклатуры:

Универсальная обработка "Выгрузка и загрузка данных XML" производит полную или частичную выгрузку данных информационной базы в файл в формате XML. Впоследствии этот файл может быть загружен в информационную базу с помощью этой же обработки. Формат файла выгрузки отличается от формата файла, создаваемого при выгрузке по плану обмена, заголовочной частью.

Обработка может использоваться только в тех случаях, когда информационная база, в которой осуществлялась выгрузка данных, и та, в которой данные загружаются, являются однородными (конфигурации идентичны, данные могут различаться), либо все выгружаемые объекты практически полностью идентичны по составу и типам реквизитов и табличных частей, свойствам "ведущего" объекта метаданных и так далее.

Использование этой обработки возможно, например, для создания полной или частичной резервной копии данных, осуществления обмена данными между информационными базами, а также как вспомогательный инструмент при восстановлении сбойных информационных баз.

Обработка поддерживает выгрузку данных с возможностью задания отбора по периоду. Также реализована проверка объектов на наличие недопустимых символов при обмене через XML.

С уважением, (преподаватель и разработчик ).

Для примера, сформируем Оборотно-сальдовую ведомость (Отчеты — Стандартные — Оборотно-сальдовая ведомость ).

Указываем папку — куда сохранить документ, задаем имя файла и выбираем Тип файла — Лист Excel (*.xls) или Лист Excel2007-…(*.xlsx) — это разные версии программы Excel. Можно сохранить в обоих форматах и посмотреть какой вас больше устроит. Также, при сохранении доступны и другие форматы файла. Нажимаем кнопку Сохранить .

В нашем примере мы выбрали папку Документы из 1С и задали имя файла — ОСВ за 9 месяцев . Для примера, сохраняем в разных форматах Excel.

После сохранения документы будет находиться в указанной папке.

Открываться будут оба файла, т.к. более ранние версии документов поддерживаются более поздними версиями программ.

Как в 1С сохранить документ в Excel

Рассмотрим сохранение на примере документа Платежное поручение . Сформируем его печатную форму и среди кнопок на панели инструментов видим кнопку с дискетой .

При нажатии, открывается окно сохранения документа, где мы указываем папку — куда сохранить и выбираем нужный формат. В нашем случае это — Лист Microsoft Excel . Устанавливаем галочку и нажимаем кнопку Готово . Документ сохранен в папку.

Выгрузка таблиц из 1С в Эксель

Иногда возникает необходимость сформировать список из данных табличных частей журналов документов, справочников и т.п. При этом можно установить отбор нужных элементов (дата, наименование контрагента). Рассмотрим пример.

Мы хотим вывести список Платежных поручений по уплате налогов и взносов за период.

Для выбора документов можно выделить их, удерживая кнопку Ctrl или Shift , а также используя для выделения группы строк. После чего нажимаем кнопку Еще и выбираем команду Вывести список .

В открывшемся окне настраиваем, какие колонки нам нужно вывести и выбираем — выводить в Табличный документ . Если мы выделили группу строк в списке, то установим галочку — выводить Только выделенные . Нажимаем ОК и список готов.

Выглядит он следующим образом.

Получившийся отчет можно сохранить в любом формате, в том числе Excel — *.xls . Для этого (как описывалось выше) выбираем команду Сохранить (или Сохранить как ) в меню Файл и задаем параметры.

Эти действия можно выполнять с любыми списками программы 1С.

При работе с большими списками, например, справочник Номенклатура , можно устанавливать дополнительный отбор и делать группировку, устанавливать порядок сортировки данных.

Поэтому перед формированием любого списка следует обратить внимание на команду Настройка списка в кнопке Еще .

Как сохранить данные ячеек таблицы из 1С в Excel

Иногда возникаем необходимость скопировать из отчета или документа часть данных. Сделать это можно обычным копированием. Для этого выделяем часть нужных ячеек и нажав правой кнопкой мышки выбираем команду Копировать (или Ctrl+C ).

Перейдя в программу Excel с помощью команды Вставить , добавляем в таблицу скопированный фрагмент. Этот способ работает со всеми данными в 1С, как в сформированных таблицах, так и с ячейками форм — в справочниках, журналах, документах.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно