Как сохранить письма из Outlook: архивация, импорт, экспорт и другие полезные действия. Outlook Backup Toolbox – Утилита резервного копирования данных Microsoft Outlook

Если нужно сохранить электронные письма , контакты и события из еженедельника Microsoft Outlook , сделать это не сложно. Outlook позволяет сохранять все важные данные в файле с расширением PST , который потом можно перенести на любой носитель , например на флешку или CD диск и в дальнейшем использовать в качестве резервной копии данных .
Запустите программу Microsoft Outlook . В основном окне программы нажмите на кнопку "Файл", затем "Открыть" и щелкните по "Импорт".

В открывшемся окне выберете пункт "Экспорт в файл" и нажмите "Далее".

В следующем шаге выберете "Файл данных Outlook" и опять "Далее".

Для сохранения всех данных щелкните в самом верху списка пункт "Файл данных Outlook". Затем поставьте галочку в пункте "Включить вложенные папки".

После этого нажмите ОК. или "Готово".
Что бы защитить ваши данные от несанкционированного доступа, установите пароль в графе сервисного окна, которое откроется после нажатия вами кнопки ОК. или "Готово" предыдущего шага. Нажмите ОК.

Программа резервного копирования Outlook является необходимым инструментом защиты данных в рабочем арсенале системного администратора. Поскольку встроенное средство "Outlook backup addin" больше не поддерживается, требуются сторонние программы.

Эта статья о том, как делать бэкап Outlook 2016 и более ранних версий (например, резервное копирование Outlook 2013 или 2007) с помощью утилиты резервного копирования Handy Backup. В статье описываются возможности и методы работы с плагином "Outlook backup", доступным во все версиях программы.

Ключевые функции программы Outlook Backup

В соответствии с техническими требованиями к программе, выполняющей бэкап Outlook 2010 , 2013, 2016 и других версий, Handy Backup предоставляет пользователю следующий набор ключевых инстру:

Полная совместимость с различными версиями Outlook

Handy Backup может осуществлять для Outlook 2016 резервное копирование и восстановление, а также бэкап любых версий Outlook Express , MS Exchange и бэкап Windows Mail. В копиях сохраняются не только письма, но и другие данные Outlook.

"Горячий" бэкап Outlook

Служба Volume Shadow Copying service (VSS), позволяет Handy Backup создавать копии данных Outlook без остановки работы. Кроме того, Handy Backup нетребовательна к ресурсам, поэтому не затормаживает работу компьютера при выполнении резервного копирования.

Восстановление данных Outlook осуществляется так же просто, как и резервное копирование, с использованием того же интерфейса и методов. Достаточно создать задачу восстановления для Outlook, выбрать его резервную копию как источник данных и выполнить задачу.

Другие важные возможности Handy Backup

Помимо бэкапа Outlook, Handy Backup может автоматизировать создание резервных копий для любых других типов данных, предоставляя пользователю мощный и надёжный инструмент обеспечения информационной безопасности.

Хранение резервных копий в исходном формате. Вы можете в любой момент использовать данные из резервных копий, не прибегая к восстановлению, так как Handy Backup по умолчанию хранит данные в исходном виде, не преобразуя их.
Планировщик автоматического выполнения задач. Ваши данные, например, содержимое Outlook, могут автоматически копироваться на регулярной основе, с интервалом от минут до месяцев. Достаточно просто настроить планировщик задач на нужный вам период.

Широкий выбор носителей для резервных копий. Вы можете сохранять ваши данные на локальные и сетевые диски, USB, облака, NAS или FTP. Расширенные версии Handy Backup предоставят вам ещё больше вариантов хранения.
Дополнительные возможности. Handy Backup может копировать любые выбранные данные в рамках одной задачи. Добавляйте в одну общую задачу любые нужные вам источники данных для одновременного бэкапа Outlook и другой информации.

Handy Backup работает под управлением любой версии Windows: Windows 10/8/8.1/7 и серверные версии Windows: Windows Server 2016/2012/2012 R2, Windows Server Essentials, Windows Server 2008/2008 R2.

Как выполнить бэкап Outlook с помощью инструмента Outlook Backup

Бэкап Outlook с помощью Handy Backup исключительно прост. Шаг за шагом проделав нижеописанные операции, вы сможете без усилий создать задачу резервного копирования Outlook.

Запустите Handy Backup и выберите в меню "Новая задача…", или просто нажмите Ctrl+N. Выберите на первом шаге создание задачи резервного копирования.
На Шаге 2 выберите "Outlook" из списка данных, предлагаемых для сохранения. Дважды щёлкните на него, или нажмите кнопку ">>".
Появится новое окно под названием "Выберите данные…". Отметьте галочкой пункт слева от "Outlook". Вы увидите список данных вашей версии Outlook.

Внимание: с помощью этого плагина нельзя получить доступ к данным Outlook Express и Windows Mail! Воспользуйтесь плагином Computer для получения доступа к письмам и настройкам этих почтовых клиентов!

Выбрав нужные данные, нажмите "OK" для возврата в мастер создания задачи.
Выберите другие параметры задачи, такие, как место для хранения резервной копии, сжатие данных и параметры планировщика задач. Дайте имя задаче.

Универсальный инструмент для бэкапа Outlook

Как показано в настоящей статье, Handy Backup позволяет реализовать любые потребности пользователя с помощью инструмента Outlook backup. Настроив резервное копирование Outlook, пользователь может полностью обеспечить информационную безопасность своей почты.

Средство Outlook backup позволяет автоматически сохранять резервные копии писем и других данных Outlook (включая архивные файлы PST file, контакты и события). Восстановление данных Outlook с помощью Handy Backup так же просто, как и создание резервной копии.

Испытайте все возможности инструмента MS Outlook backup с помощью программы Handy Backup,
скачав бесплатную полнофункциональную пробную версию!

[…] Все версии Outlook используют pst-файлы, но местоположение диска изменилось с годами. Щелкните правой кнопкой мыши учетную запись электронной почты слева в Outlook и выберите «Свойства файла данных». Нажмите «Дополнительно», чтобы увидеть имя файла. Требуется только файл pst, но скопируйте всю папку для резервного копирования настроек и настроек Outlook. Просто скопируйте его, чтобы восстановить его, или нажмите «Файл», «Открыть», «Открыть файл данных Outlook». Outlook может работать с любым файлом pst, хранящимся в любом месте.

Файлов (ов) данных Outlook так же просто, как копирование файлов.OST или.PST на другой жесткий диск, облачный сервер, флэш-накопитель или какой-либо другой носитель данных. Вы помните, как найти файлы данных?
Откройте панель управления «Почта» и нажмите кнопку «Файлы данных». Нажмите «Открыть местоположение файла …», и затем вы можете создавать резервные копии своих файлов данных.

[Я не показываю эту картинку здесь)

Следуя приведенным выше инструкциям, я прихожу:

C: \ Users \ [мое имя пользователя] \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Тем не менее, все файлы данных Outlook здесь.ost и NOT .pst. В «Файл»> «Открыть & Экспорт»> «Открыть файл данных Outlook» «Открыть файл данных Outlook» работает только для.pst.
Что здесь не так? Где находится папка со всеми файлами.pst?
Как я могу сделать резервную копию всех моих учетных записей электронной почты Outlook одновременно?

3 Solutions collect form web for “Как сделать резервную копию всех ваших писем, скопировав папку «Outlook»? (Outlook 2013)”

Предположим, у вас есть Проводник Windows для отображения расширений, так как ваш вопрос подразумевает это. Чтобы узнать, где находятся ваши.pst-файлы, в Outlook перейдите в меню «Файл»> «Настройки учетной записи»> «Настройка учетной записи» и нажмите вкладку «Файлы данных». Вы должны увидеть список всех активных файлов данных Outlook и их полных путей. Мои находятся в:

C: \ Users \ UserName \ Documents \ Outlook Files \

И у меня есть «Archive.pst», «Outlook.pst» и «Personal Folders.pst». Я установил эту папку как часть моей обычной процедуры резервного копирования и использую Norton 360 для этой цели. Если вы хотите, вы можете запланировать задачу для копирования этой папки на внешний диск при каждом запуске компьютера. Я делаю это, чтобы скопировать мои фотографии профиля и обои в папки моих учетных записей пользователей, которые затем собираются как часть моих недельных резервных копий. Вы можете создать файл.cmd в корневом каталоге вашего системного диска (обычно C: \), который выглядит примерно так:

@ECHO OFF Echo y | Del C: \ Users \ UserName \ Documents \ Outlook Files \ *. * / S Xcopy C: \ Users \ UserName \ Documents \ Outlook Files \ *. * X: \ Yourpath / y

А затем добавьте этот файл в Планировщик заданий.

Почему бы просто не экспортировать в.pst из меню. Должен быть файл> export> pst.

«.ost» – это внутренние тайники Outlook, которые используются при работе с сервером Exchange. Они в основном бесполезны для целей резервного копирования, поскольку они будут иметь только это и то, что входит в папку «Входящие».

Если это не применимо, возможно, ваши.pst-файлы находятся в настраиваемом месте. Чтобы просмотреть их, вы можете использовать Mail-апплет из панели управления. Посмотрите файлы данных, и в нем должен быть указан ваш основной почтовый ящик.pst.

Outlook позволяет легко обрабатывать электронные сообщения и управлять ими. В то же время всегда полезно сохранять письма локально, в виде файлов, чтобы в случае утраты доступа к ящику, вы всегда имели возможность "поднять" нужные данные. Это очень важно, особенно если письма содержат важную финансовую информацию, потеря которой может серьезно затруднить или даже парализовать дальнейшую работу. Лучше всего сохранять сообщения в виде обычных текстовых файлов на жестком диске или на любом другом носителе.

Научиться конвертировать письма в TXT файлы очень легко. Для этого нужно лишь выполнить несколько простых действий.

Процесс сохранения писем в виде txt файлов отличается от процесса архивирования. Когда нам нужно отследить какую-то информацию, в архивах легко запутаться. Сортировать незашифрованные сообщения, присланные от одного отправителя или выбранной группы отправителей, можно только при условии их сохранения на жестком диске. Ниже приводится подробное описание процедуры сохранения писем Outlook в виде TXT файлов.

Как сохранять сообщения Outlook в виде TXT файлов

Конвертировать сообщения в текстовые файлы очень просто. Эта функция имеется в Microsoft Outlook 2013.

В Outlook выберите одно или несколько сообщений, которые вы хотите преобразовать в текстовый файлы.

В меню клиента, выберите опцию "Файл" и "Сохранить как", затем выберите "Только текст".

Также, можно воспользоваться нативной функцией экспорта текстовых сообщений и сохранить одно или несколько сообщений, объединив их в один текстовый файл . Преобразованные сообщения будут сохранены в том же порядке, в каком исходные файлы находились в папке для входящих сообщений.

Message Export

Эта встроенная функция позволяет сохранять прикрепленные файлы, а также сохранять каждое сообщение в виде отдельного текстового файла, задавая им уникальные названия. Приложение интегрируется в панель инструментов программы Outlook. Помимо сохранения сообщений в формате текстовых файлов, с его помощью можно сохранять сообщения в PDF, HTML, MHT, JPG, GIF, TIF, PNG, CSV и т. д. С помощью этой функции можно экспортировать как единичные сообщения, так и целые папки с сообщениями, включая подпапки. Функция Message Export работает следующим образом:

Message Export хорошо «дружит» с 32-битной или 64-битной версиями Outlook. Для конвертации сообщений в текстовый формат необходимо:

Выбрать сообщения, которые вы хотите экспортировать.

Выбрать целевой формат в выпадающем меню. Затем выбрать опцию "Экспорт в TXT".

Нажать кнопку "Экспорт", чтобы начать конвертацию.

Опция "Экспорт" из позволяет выбрать папку, в которой хранятся файлы.
Опция "Экспорт файлов" позволяет выбрать способ обработки файлов, прикрепленных к сообщениям.
Функция "Экспорт имени" позволяет задать шаблон имени.
Закладка "Компрессия исходящего файла" позволяет архивировать выбранные файлы в небольшую по размером папку-архив.

Сохранение сообщений в текстовом формате - хороший способ сохранить переписку, к тому же в случае необходимости вы всегда можете найти нужное сообщение.

Total Outlook Converter

Конвертировать сообщения из Outlook в PDF, TXT, DOC и другие форматы, можно с помощью специальной программы-конвертера - . Эта очень надежная и удобная программа, позволяющая конвертировать сообщения в различные форматы. Благодаря понятному интерфейсу работать с программой очень легко. Кроме того, Total Outlook Converter обладает функцией пакетной конвертации, с помощью которой вы можете обрабатывать неограниченное количество писем .

Для того, чтобы преобразовать электронные сообщения, необходимо:

Запустить программу и выбрать нужную папку в файловом древе слева.

В открывшемся списке, пометить галочкой нужные файлы. Если необходимо использовать пакетную конвертацию, то нужно нажать кнопку "Пометить все" внизу. Если внутри выбранной папки имеются другие папки, и их содержимое тоже необходимо конвертировать, то нужно поставить галочку на опции "Включая поддиректории".

Выбрать нужный формат в панели инструментов целевых форматов.

Использовать опции мастера настроек: место назначения, имя файла, поля, и т. д.

Открыть закладку "Начать конвертацию", еще раз внимательно просмотреть выбранные настройки, затем нажать кнопку "Начать".

Вы можете бесплатную демо-версию Total Outlook Converter прямо сейчас и убедиться в эффективности программы.

Если на компьютере установлено приложение Outlook, с его помощью вы можете перенести электронные письма, контакты и элементы календаря из одной учетной записи электронной почты в другую.

Например, у вас есть почтовый ящик Office 365 и учетная запись Gmail. Их можно добавить в Outlook. Можно воспользоваться Outlook для экспорта элементов из учетной записи Gmail и их импорта в почтовый ящик Office 365.

Чтобы экспортировать элементы, нужно создать PST-файл. Это файл данных Outlook, который содержит сообщения и другие элементы Outlook и хранится на компьютере. Сведения о том, как импортировать элементы после экспорта, см. в статье Импорт писем, контактов и календаря Outlook из PST-файла .

Экспорт писем, контактов и календаря из Outlook в PST-файл

Воспользуйтесь одним из перечисленных ниже наборов инструкций по экспорту.

Office 365: экспорт элементов из почтового ящика Office 365 в PST-файл

Вы можете добавить свою учетную запись электронной почты Office 365 в приложение Outlook, например Outlook 2016 или 2013. После этого можно переместить письма, контакты и элементы календаря в почтовый ящик Office 365 с помощью Outlook. Вот как это сделать:

Outlook без Office 365: экспорт элементов Outlook в PST-файл

Outlook 2010: экспорт элементов Outlook в PST-файл

Данные Outlook, сохраненные в PST-файле, можно перенести в другое место. Например, можно сохранить PST-файл в OneDrive, а затем скачать его на новый компьютер. Вы также можете сохранить файл на USB-накопителе, подключить это устройство к новому компьютеру и импортировать электронную почту, контакты и календарь в Outlook .

Outlook 2007: экспорт элементов Outlook в PST-файл

Какие данные экспортируются?

При экспорте электронной почты, контактов и календаря в PST-файл создается копия данных . Из Outlook ничего не исчезает, так что вы по-прежнему сможете просматривать и использовать сообщения, контакты и данные календаря в этом приложении.

В Outlook при экспорте электронных писем также экспортируются все вложения .

Outlook не экспортирует метаданные, такие как свойства папок (представления, разрешения и параметры автоархивации), а также правила обработки сообщений и списки заблокированных отправителей.

Важно: Если вы используете режим кэширования Exchange, Outlook будет экспортировать только элементы, уже находящиеся в кэше. По умолчанию ваш кэш содержит элементы за последние 12 месяцев. Чтобы экспортировать данные за более чем 12 месяцев, сначала отключите режим кэширования Exchange. Дополнительные сведения см. в статье