Расширение файла аксесс. Создание файла базы данных Access. Базовым объектом Access является

Файл базы данных Access в зависимости от версии имеет расширение с символами db (ndbx, accdb). Во время работы с БД создаётся временный файл с тем же именем и расширением (laccdb, ldb), называемый файлом блокировок, который отвечает за последующие обращения пользователей в многопользовательском режиме. Файл автоматически удаляется при закрытии БД.

В SQL Server БД представляет собой как минимум 2 файла, где размещаются данные и записи обо всех изменениях в БД. Соответственно, мы имеем:

2) Файл БД. Им может быть файл данных (хранит таблицы, индексы, представления, хранимые процедуры, функции, роли, права доступа, правила, триггеры). Может быть первичным (mdf) и вторичным (ndf).

3) Файл журналов транзакций ldf отвечает за все изменения в БД и позволяет восстанавливать систему в случае отказа. При создании простой БД рекомендуется 1 первичный большой файл (при создании определяется начальный размер, приращение, определяется способ доступа и возможность применять размещение на независимых дисковых накопителях) и 1 файл транзакций. Для сложной – 1 первичный, 5 вторичных и 2 журнала.

Для создания новой БД в MS Access:

 Откройте приложение MS Access и выберите пиктограмму Новая база данных.

 В появившейся справа строке ввода задайте имя, укажите папку, в которой будет храниться база данных, и нажмите кнопку Создать.

 Закройте автоматически созданную таблицу без сохранения.

Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов.

Выбрать в меню Файл (File) из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл

Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения

Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File), и затем выбрать нужный файл в диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open)

Сохранение базы данных:

При первом сохранении объекта базы данных введите уникальное имя в диалоговом окне Сохранение и нажмите кнопку OK. Если нажать кнопку Отмена в диалоговом окне Сохранение, объект не будет сохранен.

29.Объекты БД в MSAccess и SQLServer. Их назначение.

Объектами базы данных MicrosoftAccess являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Каждый объект базы данных должен иметь имя, длина которого не должна превышать 64 символов, точка в имени объекта запрещена.
Рассмотрим назначение каждого объекта базы данных:
ТАБЛИЦА - служит для хранения информации, состоит из полей и записей. Между таблицами могут быть установлены связи. Они обеспечивают совместную обработку данных и целостность данных, благодаря им могут вноситься изменения сразу в несколько таблиц.
ЗАПРОС-Это временная, результатирующая таблица, структурно она содержит те же элементы, что и базовая таблица. Назначение-извлечение данных из таблиц и других запросов и представление их пользователю в удобном виде.
ФОРМА - окна программы, которые можно открыть из главного меню. Это средство отображения данных на экране и управлении ими.
ОТЧЕТ-средство создания выходного документа для вывода на печать.
МАКРОС - программа, содержащая описания последних действий, выполняемая при наступлении события в объекте. Основное назначение макросов - это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню.
МОДУЛИ-процедуры на языке visualbasic.

30. Создание таблиц в MS Access. Режимы просмотра.

Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга MicrosoftOfficeExcel 2007, документ MicrosoftOfficeWord 2007, текстовый файл или другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем можно ввести данные, чтобы начать определение полей.

Создание новой таблицы в новой базе данных

1. Нажмите кнопку MicrosoftOffice , а затем выберите команду Создать .

2. В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкните значок папки для выбора нужной папки.

3. Нажмите кнопку Создать

Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

Создание новой таблицы в существующей базе данных

1. Нажмите кнопку MicrosoftOffice , а затем выберите команду Открыть .

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных

3. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица .

В базу данных вставляется новая таблица, которая открывается в режиме таблицы.

Создание таблицы на основе шаблона таблицы

Для создания таблиц «Контакты», «Задачи», «Вопросы», «События» и «Основные фонды» можно использовать шаблоны таблиц, которые включены в OfficeAccess 2007. Шаблоны таблиц совместимы со списками WindowsSharePointServices 3.0 с теми же именами.

1. Нажмите кнопку MicrosoftOffice , а затем выберите команду Открыть .

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

3. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы и затем выберите из списка один из доступных шаблонов.

Будет вставлена новая таблица на основе выбранного шаблона таблицы.

В новой версии MicrosoftAccess существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (DatasheetView), режим Конструктора (DesignView), режим Сводной таблицы (PivotTableView) и режим Сводной диаграммы (PivotChartView).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим - режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (TableDatasheet), Конструктор таблиц (TableDesign), Сводная таблица (PivotTable) иСводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

· дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;

Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;

Открыть (Open).

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

· выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор (Design).

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (TableDesign).

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

· Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (FieldName), Тип данных (DataType) иОписание (Description). В столбце Имя поля (FieldName) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (DataType) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.

· На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и

Типы данных в таблицах MS Access

Текстовый – используется для буквенно-цифровых символов, включая текст, а также текст и числа, не применяемые в вычислениях;

Поля МЕМО – используется для текста, размер которого превышает 255 символов, или для текста в котором используется RTF-форматирование;

Числовой – применяется для хранения числовых значений, которые используются в вычислениях;

Дата/время – используется для хранения значений дат и времени;

Денежный – используется для хранения денежных значений (в рублях или другой валюте);

Счетчик – используется для формирования уникальных значений, которые могут применяться в качестве первичного ключа;

Логический – используется для логических значений Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл;

Поле объекта OLE – используется для хранения объектов OLE из других программ MS;

Вложение – Используется для хранения двоичных файлов, таких как цифровые изображения (фотографии) или файлов, созданных с помощью других приложения MS;

Мастер подстановок – используется для запуска мастера подстановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы, запроса или списка значений

Ключевые поля и поля связей в таблицах БД.

Ключевое поле - это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей.

Существует четыре типа связей между таблицами: один-к-одному, один-ко-многим, много-к-одному, много-ко-многим, но в Access возможно установление связей один-к-одному или один-ко-многим.

Сортировка и фильтрация записей в таблицах.

В таблице, содержащей сотни или тысячи записей, бывает довольно трудно найти нужную информацию. Microsoft Access представляет несколько средств поиска и просмотра информации.

¨ Поиск записей по тексту, содержащемуся в любом из полей.

¨ Расстановка записей по возрастанию или убыванию значений конкретного поля.

¨ Изменение количества отображаемых записей с помощью фильтра.

The .accdb file format that was introduced in Access 2007 offers many benefits that are unavailable in earlier file formats. If you are upgrading to from a version of Access prior to Access 2007, you may have databases files that use an .mdb file format. In most cases, you should save these databases using the .accdb file format . You can keep a copy of the original .mdb file to help you verify that the transition went well.

This article explains the benefits of the .accdb file format, reasons why you might want to use an .mdb file format, and how to convert a database to the new file format.

In this article

The .accdb file format

Starting with Access 2007, .accdb is the default Access file format. The .accdb file format supports a number of newer features, such as calculated fields and attachments. However, there are some circumstances in which the .accdb file format might not be the right choice.

Features provided by the .accdb file format

Multivalued fields A multivalued field is a kind of lookup field that lets you store more than one value per record. For example, suppose you need to assign a task to several employees. In an .accdb file, you can create a multivalued field to store which employees are assigned to the task. The employees" names can be selected from a table or a list of values.

Multivalued fields make it easy to select and store more than one choice, without having to create a more advanced database design. Multivalued fields are also important for integration with SharePoint, because SharePoint lists also support multivalued fields.

Attachment data type The Attachment data type lets you easily store all types of documents and binary files in your database while helping you keep the database file under the 2GB file size limit – attachments are automatically compressed. A record can have multiple attachments, but there can only be one attachment field per table.

Better integration with SharePoint and Outlook The .accdb file format support SharePoint and Outlook security requirements that aren’t supported by .mdb files. This makes it possible to integrate Access more fully with SharePoint and Outlook.

Improved encryption You can choose to set a database password and encrypt the contents of your database. When you do so using the .accdb file format, by default Access uses the Windows Crypto API to encrypt the data. Third-party encryption tools can also be used.

Long Text (Memo) field history tracking Long Text (Memo) fields are useful for storing large amounts of information. When you use the .accdb file format, you can set a property (AppendOnly ) that forces Access to retain a history of all changes to a Long Text (Memo) field. You can then view a history of those changes. This feature also supports the versioning feature in SharePoint so that you can use Access to track changes in multiple lines of a text field that is stored in a SharePoint list (provided that the field has the Append Changes to Existing Text option set to Yes ).

Calculated data type Beginning in Access 2010, the .accdb file format supports the use of a Calculated data type. You can use the Calculated data type to store the results of an expression that you define.

The .mdb file formats

Before the .accdb file format was introduced in Access 2007, Access file formats used the .mdb file extension. There are multiple different versions of the .mdb file format.

You can still open some .mdb files. If the file is stored in the Access 2002-2003 or Access 2000 file format, you can open it and use it normally. However, you cannot take advantage of features that require the .accdb file format.

If you rely on features that aren’t available in an .accdb file, don’t convert the file – leave it as an .mdb file.

.mdb file features that aren’t available in an .accdb file

Mixed-version environment The .accdb file format cannot be opened –or even linked to –using versions of Access prior to Access 2007. If there are people in your organization who have an earlier version of Access, you should consider whether using an .mdb file is a better option. But don’t forget – you can use an Access app or a web database in a web browser, regardless of whether Access is even installed.

Database replication You can’t use replication in an .accdb file. If your Access solution uses the replication feature, you will need to re-create the solution without replication if you want to use the .accdb file format.

User-level security The .accdb file format doesn’t support user-level security, a feature that provides a way to help people see just what they need to see. User-level security is no longer effective for data security, as its security method is now obsolete and easily compromised. However, user-level security can improve usability by keeping things simple for people – for example, if someone has no business reason to use a particular form, you could hide the form from them. If you have an Access solution that relies on user-level security to improve usability, you might want to keep using the .mdb file format so you can keep using your solution as-is.

Converting to the new file format

To convert an .mdb file to the .accdb file format, open the file and then save it in the .accdb file format.

Important: The following procedure is for .mdb files created in Access 97, Access 2000, Access 2002 or Access 2003.

First, open your database:

Click the File tab.

On the left, click Open .

In the Open dialog box, select and open the database that you want to convert.

Now, convert your database:

Click the File tab.

On the left, click Save As .

Under File Types , click Save Database As .

On the right, under Database File Types , click Access Database .

In the Save As dialog box, in the File name box, enter a file name or use the file name supplied.

Click Save .

A copy of the database is created in the .accdb file format.

Сама по себе база данных является хранилищем данных. Для того, чтобы извлечь нужную информацию из базы данных или внести новые сведения необходимо специальное программное обеспечение, которое называется Системой Управления Базами Данных (СУБД).

СУБД представляет собой программу, которая позволяет создать новую базу данных, открыть существующую, просмотреть записи, выбрать необходимую информацию по условию, удалить запись и т. д. Управление производится с помощью меню или специальных команд в командном окне. С помощью специальных средств, предоставляемых СУБД, можно создать свою программу, которая будет автоматически осуществлять определенные операции с конкретной базой данных.

Все СУБД хранят базу данных в файлах своего формата. Чтобы это подчеркнуть, используются специальные расширения файла. Поэтому, база данных, созданная с помощью одной СУБД, может не работать с другой. Далее в таблице приведены расширения файлов, созданных различными СУБД.

Программа Microsoft Access – одна из наиболее распространенных в нашей стране систем управления базами данных (файл базы данных имеет расширение.mdb).

В нашей стране также распространены системы управления базами данных: Visual FoxPro, Clipper, Paradox, Oracle, Microsoft SQL Server. Эти системы имеют англоязычный интерфейс, и одно из основных преимуществ Microsoft Access – это интерфейс с пользователем на русском языке.

Введем основные определения объектов базы данных:

Таблицы – информация в базе данных хранится в виде таблиц (таблица – это совокупность данных, упорядоченных по строкам и столбцам);

Запросы – при помощи запросов можно выбирать нужные данные из таблиц (например, у Вас в таблице хранятся сведения по клиентам за все время работы Вашей фирмы, а Вы хотите отобрать новых клиентов за последние два месяца, то можно на основе таблицы клиенты построить нужный запрос);

Формы – позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах в удобном для восприятия виде;

Отчеты – предназначены для распечатки данных, содержащихся в таблицах и запросах в красиво оформленном виде;

Макросы и модули – программы на языке Visual Basic for Application позволяющие автоматизировать повторяющиеся операции.

Элементы управления – это объекты, предназначенные для отображения или управления данными в формах или отчетах (например элемент «поле» в форме или отчете может отображать строку из таблицы, кнопка «Новая запись» добавляет новую строку в таблицу). Некоторые элементы управления предназначены для оформления – это различные линии и надписи.

Почти для каждого объекта в Access существуют «Мастера», которые на основе готовых шаблонов (заготовок) создают нужный элемент. Использование «Мастеров» существенно сокращает срок разработки базы данных и освобождает пользователя от рутинной работы. Однако объект, созданный с помощью «Мастера» редко удовлетворяет пользователя, и его приходится дорабатывать «вручную».

В этом пособии мы не будем подробно рассматривать работу с «Мастерами», поскольку они имеют интуитивно понятный пользователю интерфейс и просты в использовании.

Для запуска Access необходимо выполнить Пуск → Программы → Microsoft Access.

После запуска Access на экране появляется диалоговое окно, с помощью которого можно создать новую базу, запустить «Мастер» или открыть уже существующую.

Для создания новой базы данных необходимо:

Выделить пункт «Новая база данных » → OK ;

Указать папку, в которой Вы хотите создать БД (базу данных) и имя файла.

Создание новой базы данных с помощью «Мастера»

Если при запуске Access Вы выберете пункт «Мастера, страницы и проекты баз данных», то появляется список шаблонов. Далее необходимо:

Выбрать подходящий Вам шаблон → OK ;

Отвечать на вопросы «Мастера», нажимая после каждого кнопку Далее , а на последний – Готово .

Открытие базы данных

Если у Вас уже имеется база данных, необходимо выбрать пункт «Открыть базу данных », указать папку, в которой она хранится, и нажмите OK .

После создания или открытия базы данных на экране Access появляется окно базы дынных.

Для выхода из Access необходимо выбрать Файл → Выход или нажать Alt+F4 .

Работа с таблицами

Таблицы – основа любой БД. Именно в таблицах хранится информация. Все остальные элементы БД предназначены для работы с этой информацией. В БД столбцы таблицы – поля, строки – записи, ячейки – поля записей.

После создания БД нужно определить, какие данные мы хотим хранить, в каких таблицах они будут храниться, какой тип данных использовать для того или иного поля.

При создании таблицы нужно не забывать, что мы не вносим данные в таблицу, а только задаем поля (столбцы) и типы данных для столбцов (определяем, какая информация может содержаться в поле – только текст, только цифры, и т.д.).

Создать таблицу можно несколькими способами:

Путем ввода данных,

С помощью мастера,

В режиме конструктора.

Создание таблицы в режиме конструктора:

В окне БД выберите вкладку Таблицы → «Создание таблицы в режиме конструктора»;

В «Конструкторе» укажите Имена полей (заголовков столбцов), выберите Тип данных для каждого поля, укажите свойства полей;

Если при задании полей таблицы Вы не задали ключевые поля, то при первом сохранении таблицы выводится приглашение задать их.

Окно таблицы в режиме конструктора:

Верхняя часть окна таблицы в режиме конструктора содержит описание полей таблицы, а в нижней части отображаются свойства текущего поля.

Имя поля может содержать буквы, цифры и пробелы.

Тип данных позволяет наложить ограничения на вводимые данные. Выбирая тип данных какого-либо поля, Вы сообщаете Access, какого вида данные Вы хотите хранить в этом поле.

Типы данных в Access

Свойства поля видны в режиме конструктора таблицы, в нижней его части (см. рис. выше). Они служат для ограничения диапазона вводимых в таблицу данных. Например, для числового поля можно указать будет ли оно "целым числом" или "С плавающей точкой" (вещественным). Для текстового - сколько символов можно ввести в это поле.

Свойства полей

База данных MS Access хранится в одном файле с расширением “.mdb ” или “.mde ”. Имя файла может иметь длину до 255 символов. Для сохранения данных Access использует ядро базы данных JET (Join Engine Technology ). В Access версии старше 2002 для создания приложений архитектуры клиент сервер предусмотрено использование технологии SQL Server 2000 Desktop Engine , которая является альтернативой ядру JET .

После запуска на экране появляется интегрированная среда разработки IDE (Integrated Development Environment ), состоящая из следующих элементов:

· системы меню, которая содержит команды, используемые при работе с Access ;

· панели инструментов, обеспечивающих быстрый доступ к наиболее часто используемым командам среды проектирования;

· окно базы данных, включающее объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и программные модули;

· панели элементов, предоставляющей набор инструментальных средств, используемых при разработке форм и отчетов (открывается командой меню Вид / Панель элементов ) ;

· окно свойств, позволяющее устанавливать свойства объектов базы данных (открывается командой меню Вид / Свойства ).

Справочная система MS Access предоставляет контекстный доступ к справочным сведениям с помощью клавиши . После исполнения команды Справка / Справка: Microsoft Access можно выбрать то или иное действие по поиску необходимых сведений.

Сразу после запуска программы Access пользователь может создавать новую БД . Каждое отношение реляционной БД представляется в виде таблицы. Таблицы являются основным элементом БД . При создании новых таблиц обычно используется режим Конструктор . Вид его окна показан на рис.29.

Для создания таблицы в режиме Конструктор нужно: войти в окно БД ; нажать кнопку Таблицы и затем кнопку Создать ; в окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор ; определить в таблице каждое поле.

Окно режима Конструктор состоит из двух частей:

· верхняя служит для определения имен полей: Имя поля, Типа данных , Описание;

· нижняя используется для определения Свойств поля.

Рисунок 29 - Окно режима Конструктор при работе с таблицей.

Имя каждого поля не более 64 символов. Поле Тип данных должен обеспечивать наиболее эффективный способ хранения соответствующей информации в поле. Поле описание является комментариями к полю Имя поля .

Используемые типы данных: текстовый (наиболее распространенный), MEMO для хранения длинного текста, числовой, дата/время, счетчик для нумерации записей, логический , денежный, поле объекта OLE , гиперссылка , тип Мастер подстановок (рис.30).

Рисунок 30 - Используемые типы данных.

С каждым полем таблицы связывается набор свойств, которые могут быть использованы для настройки хранения данных в поле, методов работы с полем и способа его отображения на экране. Так, например, свойство Размер поля определяет максимальный размер данных и связан с Типом данных (текстовый , числовой, счетчик ) .

В лабораторной работе описание предметной области на инфологическом уровне считается заданным. Поэтому в соответствии с индивидуальным заданием (п.2.4) студенту указаны имена основных полей и названия таблиц. После создания структуры таблиц, выбора типов данных и свойств полей, а также задания ключевых и индексированных полей создание таблиц считается законченным.

Однако разработка БД не заканчивается созданием таблиц. Далее таблицы заполняются соответствующими данными, которые можно использовать в формах, запросах и отчетах. Кроме того, обычно создается приложение (программа), управляющее логикой обработки данных в Access .

На практике заполнение таблиц осуществляется через специальные формы. Однако в лабораторной работе мы вначале заполняем таблицы, а затем приступаем к разработке приложения. Поэтому необходимо очень аккуратно отнестись к заполнению таблиц и исключить как синтаксические, так и орфографические ошибки, что может неизбежно повлечь возникновение различных аномалий и как следствие «отказ» СУБД в создании связей Схемы данных (датологической модели).

После создания таблиц устанавливаются связи между ними для поддержания целостности данных и их совместной обработки (рис.25). Связи между таблицами основаны на их общем поле. При этом одна из таблиц обычно является главной (родительской), а другая – подчиненной (потомком). Тип связи отражает соответствие связываемых записей в главной и подчиненной таблицах.

СУБД Access , как правило, находит и устраняет сбои в БД при её открытии. Если она не может это сделать, то для восстановления БД следует применить команду меню Сервис / Служебные программы / Сжать и восстановить базу данных .

Для анализа эффективности работы БД служат Анализатор таблиц и Анализатор быстродействия , доступ к которым осуществляется через команду Анализ меню Сервис . Однако это возможно только при инсталляции соответствующих Мастеров Access .

Порядок выполнения работы

2.3.1 Пример использования БД. Для изучения Вы можете обращаться к БД «Борей», как прототипа разработки приложений.

Запустите систему Access: Справка / Примеры базы данных. Откройте базу данных «Борей». Откройте одну из таблиц БД «Борей», например, таблицу «Сотрудники», с помощью команды Открыть окна БД или той же команды контекстного меню. Просмотрите содержимое таблицы с перемещением по записям и полям, переход на запись с определенным номером. Осуществите поиск и замену текста в полях, сортировку записей, просмотр записей с использованием фильтра (щелчок правой кнопкой мыши).

В режиме Конструктор просмотрите типы данных, описания полей и их свойства. Обратите внимание на: поле «Код заказа» (типа Счетчик ), поле «Примечание» (типа MEMO ), поле «Фотография» (объекта OLE ).

2.3.2 Создайте новую базу данных и её таблицы в соответствии с индивидуальным заданием приведенным ниже. Название файла БД должно соответствовать заданию. Для создания всех таблиц используйте режим Конструктор.

2.3.3 В окне свойств для каждой таблицы установите необходимые индексы, а также ключи - с помощью кнопки Ключевое поле инструментальной панели. В индексированных (ключевых) полях в зависимости от типа индекса (ключа) выберите опцию Допускаются совпадения /Совпадения не допускаются. Наличие индекса ускоряет выполнение запросов, а также операции сортировки и группирования данных. Для просмотра и изменения индексов можно использовать кнопку Индексы панели инструментов Конструктор таблиц (рис.31).

Рисунок 31 - Создание ключевого поля и составного индекса

Определение первичного ключа гарантирует, что значения соответствующего набора полей (поля) будут уникальными. В режиме конструктора первичный ключ отмечается с помощью пиктограммы ключа. Если первичный ключ – составной, то все поля, входящие в его состав должны быть отмечены пиктограммой ключа.

2.3.4 Заполните каждую из созданных таблиц в режиме Таблицы не менее 10-20 записей. Увеличение числа записей позволяет повысить возможности изучения функциональных возможностей СУБД. В дальнейшем Вы будете создавать запросы, осуществлять фильтрацию и т.д., поэтому в таблицах Заказы, Заказано предусмотреть повторяющиеся записи: название заказчика, тип, количество, менеджер, дата заказа - это позволит эффективно проводить операции фильтрации, обобщения и поиска.

Изучите операции редактирования, копирования и вставки текста и записей с помощью буфера обмена, а также удаления записей и проверки орфографии в таблице. Внешний вид таблицы можно изменить, пользуясь командами меню Формат (выбор шрифта, параметров отображения полей, отображение и скрытие столбцов).

2.3.5 Определите связи между таблицами БД . Для задания связей между соответствующими таблицами откройте окно Схема данных , щелкните общее поле в главной таблице и перетащите его к месту расположения общего поля в подчиненной таблице. Если общее поле является первичным ключом в главной таблице, то Access позволяет поддерживать целостность данных (referential integrity ). При этом в открывшемся диалоговом окне Связи можно настроить параметры связи и установить желательный тип обеспечения целостности данных (рис.32). В этом же окне, используя кнопку Объединение, можно задать тип объединения таблиц.

Рисунок 32 - Создание связей

2.3.6 Выполните экспорт таблицы Товар в формат HTML – документа. Используйте для этого команду Файл /Экспорт . Задайте имя файла и тип файла – Документы HTML. Откройте этот файл в браузере, сравните с исходной таблицей (рис.33).

Рисунок 33 - Экспорт таблицы Товар в формат HTML

2.3.7 Изучите средства Access по обеспечению безопасности базы данных и ограничению доступа к ней, основанные на создании учетных записей групп пользователей и установлении прав доступа для них.

По умолчанию в системе имеются две рабочие группы: администраторы (группа Admins ) и пользователи (группа Users ). Создание и удаление учетных записей производится командой Сервис / Защита / Пользователи и группы , изменение прав доступа – командой Сервис / Защита / Разрешения .

Защитить БД от несанкционированного доступа можно с помощью пароля. Для этого в диалоговом окне Открытие файла базы данных должен быть установлен флажок Монопольно , пароль назначается командой Сервис / Защита / Задать пароль данных (рис.34).

Рисунок 34 - Защита БД от несанкционированного доступа

Замечание! Если пароль будет забыт, то базу данных открыть невозможно!

2.3.8 Оформите отчет, проверьте подготовку по контрольным вопросам и защитите работу.

Индивидуальные задания

Создайте сущности (таблицы): Товар, Заказчики, Заказы, Заказано. Их свойства (атрибуты) приведены ниже.

· Изделия (атрибуты: тип , (обязательное поле, тип данных текстовый ), далее не менее 10 атрибутов, например тактовая частота CPU, объем КЭШ-памяти и тд.);

Задания по вариантам на сущность Изделие приведены в таблице 10.

Таблица 10

· Заказчики (атрибуты: код заказчика (тип данных – счетчик ), название, контактное лицо, телефон);

Индексы: код заказчика.

· Заказы (атрибуты: код заказа (тип данных - счетчик ), код заказчика, дата заказа, дата исполнения, сотрудник);

Индексы: код заказа.

· Заказано (атрибуты: код заказа, тип , количество);

Индексы – составной индекс: «код заказа, тип».

Замечание: при заполнении в таблице полей имеющих тип данных дата/время используйте маску ввода (см. приложение 2.7).

Контрольные вопросы

1. Объясните, как создается таблица данных в среде Access ?

2. Перечислите и охарактеризуйте типы данных полей Access .

3. Для чего в БД обеспечивается распределение записей по отдельным таблицам, а не объединяются все сведения в одной большой таблице?

4. Объясните, что означают свойства полей: “маска ввода”, “подпись”, ”формат поля”?

5. Продемонстрировать создание маски ввода.

6. Как осуществляется добавление, удаление и изменение последовательности полей?

7. Как устанавливается ключевое поле и индексы таблицы в Access ?

8. Какие поля можно индексировать? Как можно выполнить просмотр и установку индексов?

9. Объясните смысл понятия «целостность данных». Как обеспечивается контроль целостности данных в Access ?

10. Охарактеризуйте типы связей между таблицами БД. Как связываются таблицы в Access ? Продемонстрируйте установку и удаление связей.

11. Как соединяются таблицы, где первичный ключ имеет тип счетчик с таблицей имеющей аналогичный внешний ключ с таким же именем?

12. Поясните смысл составного ключа, состоящего из двух внешних ключей?

13. Продемонстрируйте просмотр записей с использованием фильтра.

База данных (БД) - это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.

Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS - Database Management System) - специальные пакеты программ, обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно-справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД.

Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для создания базы данных . В Access 2007 используются логически связанные таблицы, состоящие из однотипных записей. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управления данных, которые хранятся в таблицах.

В MS Office Access 2007 представлено несколько новых расширений файлов:

accdb – расширение файла нового формата MS Office Access 2007. Заменяет файлы с расширением mdb;

accde – расширение файлов MS Office Access 2007, которые работают в режиме исполнения. В accde-файлах удален весь исходный код. Работающий с accde-файлом может только выполнять код VBA, но не может изменять его. Файлы accde пришли на смену файлам с расширением mde;

accdt – расширение файлов шаблонов баз данных MS Office Access 2007;

accdr – новое расширение файлов, позволяющее открывать базу данных в режиме выполнения.

Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных. MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. Под целостностью данных понимается система правил Microsoft Access, позволяющих при изменении одних объектов автоматически изменять все связанные с ними объекты и обеспечивать защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.

БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Templates не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.

При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница "Приступая к работе с Microsoft Access 2007".

Office Access 2007 - Приступая к работе

При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый вариант на странице "Приступая к работе с Microsoft Access 2007" из "Категории шаблонов" или шаблоны "Из Microsoft Office Online". При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные templates, справа в окне приложения появится описание БД. Ниже, в текстовом поле указано имя файла: Факультет.accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).

Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) - Microsoft Access. В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить. Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке "Открыть/закрыть границу области переходов".

Тем пользователям, которые ранее использовали офисные приложения от фирмы Microsoft, придется переучиваться. Предстоит забыть старые образы панелей инструментов и освоить новое понятие Ribbon - Лента.