Для чего нужны государственные архивы? . Архив организации: задачи, функции, требования

Как вы думаете, почему зарплата американских архивистов и др. специалистов, имеющих отношение к управлению документами, не уступает уровню доходов юристов? Да, в США свои правила игры: закон суров. Порча или утеря документов ведет к поражению компании на многих фронтах: во время переговоров, проверок, судебных разбирательств и пр. Отсюда высокие требования к архивистам. Но в этом американцы не одиноки.

В последние годы в российском законодательстве в сфере сохранности документов произошло немало больших и малых переворотов. И тех, кто продолжает довольствоваться штучными коробками или завалами в комнате, которую по привычке зовут архивом, ждет отрезвляющее открытие: архивные документы - это не бумаги на пенсии, а живой массив, востребованный долгие годы (вплоть до 75 лет и постоянно!) после мнимой «смерти». И мы вам докажем, что в интересах вашей компании обеспечить им полный «пансионат».

Без исключений!
Сохранять архивные документы должны все

Архив – это необходимость. Требованиями главного архивного закона (см. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 4 октября 2014 года), который носит межотраслевой характер, повязаны все организации независимо от формы собственности. И поскольку ни одно юридически значимое действие не происходит без создания документов (включая электронные), под действие закона попадают все (см. ).

В отличие от государственных органов и органов местного самоуправления, где создание и поддержание архивного отдела является обязательным, архивный закон закрепляет за коммерческими организациями право выбора. Быть или не быть архиву решает руководство компании. Однако вместе с этим закон требует обеспечить сохранность архивных документов. На практике это означает, что архив (или архивохранилище) нужно не только иметь. Важно также знать, как им управлять на постоянной основе. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что в будущем документы станут верным другом компании, а не ее тайным врагом.

Обязанность хранить архивные документы не только косвенно вытекает из положений архивного закона, но и прямо следует из требований отдельных нормативных актов. На уровне отраслевого законодательства (например, бухгалтерского или кадрового дела) и законов, регламентирующих коммерческую деятельность (об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью), хранение архивных документов обязательно и столь же неизбежно, как ведение бухучета или составление устава фирмы. Это относится не только к организациям, но и к гражданам, ведущим предпринимательскую деятельность (ИП).

Всему свое время.
И лучше, когда это время по закону

Коробки и мешки, покачнувшиеся стеллажи и калейдоскоп папок на столе – привычное «украшение» офиса. Безликое? Отнюдь. Архив остается аморфной массой только до тех пор, пока вы не возьмете в руки архивные законы и настольное пособие каждого архивиста – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Каждому виду документов отпущен свой срок архивной жизни. Табели учета рабочего времени – 1 год, регистры бухгалтерского учета – 5 лет, личные карточки работников – 75 лет и т. д. (согласно Перечню 2010 года). «Личность» архива поистине масштабна! И для компании возраст каждого документа имеет значение. Если поспешить с уничтожением некоторых бумаг, то встречать трудовую, налоговую и архивную проверку придется с пустыми руками. А значит, и штрафы для вас уже не за горами.

Несмотря на то, что многие перечни находятся в открытом доступе, а в интернете уже созданы автоматизированные сервисы онлайн-проверки сроков хранения архивных документов , правильно определить «время» жизни может лишь опытный специалист. Те, кто не знаком с делопроизводственными особенностями документа, вряд ли разберутся в тонкостях этой работы. Зачастую компании игнорирует тот факт, что документ имеет несколько функций, и срок хранения необязательно определяется по самой очевидной. Например, первичные бухгалтерские документы по дебиторской задолженности. Типичная ошибка – определение сроков их хранения как первичной бухгалтерской документации, а не документов, содержащих информацию о задолженности. В результате: преждевременное уничтожение и судебные тяжбы. А следом – понимание того, что для защиты собственных интересов необходим не только юрист, но и архивист (штатный или по договору аутсорсинга), который сможет учесть позицию всех подразделений организации: юридического, бухгалтерского, клиентского и др.

«А нам все равно!»
Архивная проверка не прощает равнодушия

Безразличие к архиву несовместимо с безопасностью бизнеса. Если вы относитесь к тем, кому «все равно», то включите в свой антикризисный план меры по спасению бюджета. Архивная проверка любит равнодушных. Но расплачиваться за «любовь» проверяющих вам придется рублем. Согласно ст. 27 закона «Об архивном деле», нарушение архивного законодательства (в частности, правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов) чревато административными штрафами и уголовной ответственностью. Так, за каждый испорченный или потерянный документ граждане заплатят от 100 до 300 руб., должностные лица – от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Миф о том, что архивная проверка не постучит в двери коммерческой компании, до сих пор живуч среди бизнесменов (см. ). Основанием для проверки может стать жалоба бывшего сотрудника или недовольного контрагента. Но даже если вы добросовестный работодатель и честный партнер, не исключено, что в вашем архиве неожиданно объявятся «государственные» документы. И такое тоже возможно. Благодаря расширенному толкованию понятия Архивного фонда РФ, комиссия, проводящая экспертизу ценности документов, может обнаружить в вашем архиве документы, «имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение». А, следовательно, и спросить с вас по всей строгости.

Инспектор на пороге – архивист наготове?

Налоговая служба и трудовая инспекция – еще две веские причины осознанно подойти к управлению архива. Если опыт других компаний оказался для вас неубедительным, будьте готовы к жесткому «кнуту».

Вопросов у налоговых сотрудников обычно не много: где документы? И ответ на вопрос, почему их нет, влияет на то, как налоговая будет вас убеждать в необходимости навести в архиве порядок. В «чемодане» налоговых наказаний есть административные штрафы на все случаи жизни. И в последние годы наметилась тенденция к их ужесточению. Согласно поправкам, внесенным в НК РФ в 2010 году, непредставление документов карается штрафом в размере 200 руб. за каждый документ – как для юридических лиц, так и для ИП. Инспекторы также могут счесть, что вы отказываетесь сообщать сведения налоговому органу (5-20 тыс. руб.), препятствуете законной деятельности представителя органов госконтроля (от 0,5 до 10 тыс. руб.) или мешаете проведению (завершению) проверки (от 5 до 50 тыс. руб.).

С трудовыми инспекторами отношения еще более любопытные (см. ). В отличие от других проверяющих «трудовики» могут практически все. Личные карточки работников, приказы о приеме на работу, учредительные документы и копии др. документов, соответствующих цели поверки, подлежат передаче трудовым инспекторам – за любой временной период. При условии, что срок хранения запрашиваемых документов не истек. Так как документы по личному составу хранятся в архиве организации на протяжении не одного десятилетия, инспекторы вправе потребовать, например, личное дело работника, уволившегося 5 или 20 лет назад. Ваш архивист готов к такому повороту событий? На ответ «нет» трудовой инспектор может незамедлительно ответить статьей 19.7 КоАП «Непредставление сведений (информации)», предусматривающей штрафы от 100 руб. (для граждан) до 5 тыс. руб. (для юрлиц).

О ликвидации компании.
Мы в ответе за документы, которые приручили

До июня 2009 года руководство ликвидирующейся компании могло спать спокойно, даже не имея в архиве некоторые документы. С момента вступления в силу закона от 28 апреля 2009 года № 73-3-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» ситуация радикально изменилась. Впервые в российском законодательстве о банкротстве за отсутствие документов была введена персональная ответственность топ-лиц. Теперь ликвидация – процесс более болезненный, с точки зрения передачи документов. Если в архиве нет необходимых документов (а закон устанавливает, что является необходимостью), платить придется собственным имуществом в рамках так называемой субсидиарной ответственности (см. ).

В 2013 году спать спокойно перестали не только руководители. Поводом для беспокойства стал Федеральный закон от 28 июня 2013 года № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части противодействия незаконным финансовым операциям». Черным по белому в нем написано: «При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно». При этом в список лиц, которых можно привлечь к субсидиарной ответственности за необеспечение сохранности бухгалтерских документов, попали учредители, главные бухгалтеры, архивисты и даже экс-менеджеры.

Ужесточение ответственности в сфере обеспечения сохранности документов – мера неприятная, но действенная. Метод «кнута» заставляет организации всерьез задуматься о регламентации работы с документами на всех этапах их жизненного цикла: от поступления в архив и до уничтожения. Управляемый архив – это безопасный архив. Он готов к встрече с долгожданным инспектором и любым рабочим заданием, которое можно решить без лишней бумажной рутины. Если и эти аргументы звучат для вас неубедительно, наберитесь терпения – и время в дуэте с законом протрубит вам о том, что в условиях меняющегося рынка вы сильно отстали от главного состава.

Теперь же давайте, поговорим более подробно, что такое архивы и архиваторы, которые позволяют получить все файлы в первозданном виде.

Вы уже знаете, что:

- Архиватор это программа, которая «запаковывает» файлы и папки в архив или напротив – «распаковывает».

- Архив – файл, в котором хранится один или несколько файлов, либо папок, чаще всего они уменьшены в размере. Архивирование позволяет сэкономить место на диске, а также быстрее передать заархивированную информацию посредством интернета.

- Самораспаковывающийся архив - архив, для открытия которого не нужен архиватор.

Для чего нужен архив?

Возможно и вы задаетесь этим вопросом - места на диске хватает, а скорость интернета позволяет отправить или загрузить даже весьма объёмный файл.

Однако не забывайте, что такое есть в наличие не у всех. И кроме того использование архивов имеет определённые преимущества. Наверное, самым важным преимуществом является возможность объединить большое количество файлов в один.

Как вы считаете - проще отправить один файл по электронной почте или отправлять несколько и по одному?

А для тех пользователей, которые пользуются трафиком за деньги, при такой отправке можно здорово сэкономить.

Какие файлы сжимаются, какие – нет?

• Текстовые файлы (в формате – txt, rtf, doc и т.д.), таблицы (Excel), различные базы данных, файлы программ exe (не установочные) – архивируются лучше всего. Их можно «ужать» в несколько раз. Они и распаковываются без ошибок легко.
• -Файлы с картинками jpg или gif, музыкальные - mp3 и wma, видеофайлы - avi, wmv сжать при помощи архиватора практически невозможно. Или совсем чуть-чуть.
• - Нет смысла архивировать и сам архив.

Какой архиватор выбрать?

Как я уже писала – в России наиболее распространён архиватор WinRAR (www.win-rar.ru). Он платный, цена для кого-то высокая (где-то 800 рублей). Но до оплаты сервис позволяет тестировать программу, то есть пользоваться ею бесплатно в течении 40дней.

Если же вы скачаете программу бесплатно, то всякий раз при её использовании, будет выскакивать окно с предложением купить программу. Нажимайте на крестик и продолжайте архивацию.

После установки WinRAR на рабочем столе компьютера, появится значок в виде стопки книг. Открыв программу (кликнув по значку), увидите, что она похожа на «Проводник» Windows с небольшим отличием.

В верхней части окна располагаются кнопки «Добавить в архив», «Извлечь из архива» и т.д. Основная часть окна содержит список файлов и папок – в архив можно добавлять и папки и новые файлы. Структура архива при этом не изменится.

Откроется окно. Необходимо придумать имя для созданного файла, указать степень сжатия. Выбирайте – «Наилучший». Какой лучше выбрать формат архива – RAR или ZIP? Лучше выбрать ZIP.

Данный формат более распространён в мире. Теперь нажимайте на «ОК». Немного придётся подождать, пока архиватор создаст архив.

Архив появится там же, где до архивации находились файлы и папки, которые вы архивировали. Создав архив и отправив по почте, можете удалить его, чтобы не занимал лишнее место.

Как извлечь файлы из архива

Повторим, чтобы лучше запомнить. Допустим, вы хотите распаковать архив, который находится у вас на диске. Запускаем WinRAR (помните, как это сделать, если он у вас в меню «Пуск»?).

Находим на диске нужный архив. Кликаем по нему. Откроется список файлов, которые находятся внутри него. Выбирайте те, что хотите извлечь, они при этом «подсветятся» синим цветом. Нажмите кнопку «Извлечь» (вторая слева в верхнем меню).

Появится окно, в котором будет предложено место для «распаковки». Выбирав, нажать на «ОК». Файлы запишутся в указанную вами папку.

Бесплатный архиватор 7-Zip (www.7-Zip.org)

В статье рассказывается о том, что такое архиватор, зачем он нужен, как работает и какие типы файлов лучше всего сжимает.

Начало цифровой эпохи

Когда-то давно люди всерьез рассуждали о том, что обычному человеку незачем иметь дома компьютер. К счастью, с развитием информационных технологий размер ЭВМ существенно уменьшился, а производительность, наоборот, выросла, как следствие, повысился круг задач, с которым устройство может справиться. В наше время компьютеры или их аналоги есть почти у всех: планшеты и смартфоны. Последние, конечно, являются телефонами, но могут и называться карманными компьютерами, так как выполняют почти те же самые функции, помимо звонков.

Постепенно возникла необходимость в переносе информации с одного компьютера на другой, в этом помогали гибкие дискеты, лазерные диски, а затем и флешки с картами памяти. Но так было не всегда, долгое время единственным способом было прибегнуть к тем самым дискетам, но размер их смехотворно мал, по сравнению с современными носителями информации. К тому же росло и количество пользователей Интернета, а в те времена он был медленным и дорогим. И в конце концов, появился целый ряд программ, которые могли архивировать файлы, значительно уменьшая их объем. Так что такое архиватор?

Определение

Архиватор - это программа, которая осуществляет сжатие одного или множества файлов с последующей упаковкой в архив. Говоря более простым языком, она может как уменьшить размер одной песни или текстового документа, так и сделать это с несколькими, создав архив - один файл из множества, который потом можно распаковать и на выходе получить исходную информацию до упаковки и сжатия. Отвечая на вопрос, что такое архиватор, также стоит упомянуть и то, что идеальных не существует, и нельзя, к примеру, фильм размером 5 Гб сжать до 1 Гб. Вернее, как раз-таки можно, но качество его будет на выходе в 5 раз хуже соответственно.

К тому же не все файлы поддаются нормальному сжатию для уменьшения размера. К примеру, наиболее хорошо обрабатываются текстовые и бинарные, а вот видео и музыка «вес» свой меняют незначительно. Так что теперь мы знаем, что такое архиватор.

Также стоит помнить, что сжатые и упакованные файлы на выходе представляют собой особый цифровой архив, который открыть можно только точно такой же программой или же сторонними, если их алгоритмы работы схожи. Но в настоящее время почти все поддерживают форматы друг друга. К примеру, архиватор rar-формата способен открыть файлы и ряда других: Zip, 7z, Tar, Wim и прочие.

Где скачать

Большинство архиваторов распространяются на бесплатной основе либо же по условно-бесплатным моделям. Найти их не составит труда на официальных сайтах разработчиков или же сторонних. Но в последнем случае есть опасность скачать файл, зараженный вирусами. К тому же некоторые сайты практикуют своеобразную шутку - программа для архивации, в свою очередь, уже упакована архиватором, для открытия которой нужен уже инсталлированный архиватор. Наиболее популярный - это WinRar.

Мобильные ОС

С развитием всевозможных портативных устройств, таких как смартфоны и планшеты, постепенно стали появляться предназначенные для них архиваторы либо адаптированные «компьютерные». Принцип работы ничем не отличается от других, все то же сжатие данных и упаковка. К слову, отвечая на вопрос, архиватор, стоит упомянуть, что сжатие как таковое не является обязательным атрибутом. Порой возникают ситуации, когда множество файлов нужно просто объединить для удобства в нечто единое, к примеру, тот же архив, а не возиться при пересылке с каждым по отдельности.

Набор утилит

В наше время хоть и пропала острая необходимость или место на жестком диске, тем не менее архиватор является важной частью набора необходимых для работы программ и утилит. Связано это с тем, что многие виды софта, книг и прочего до сих пор распространяются по сети в сжатых архивах. Сделано это также для удобства, дабы не возиться и не скачивать десяток мелких файлов, а загрузить все и сразу. Поэтому на вопрос, что такое архиватор в компьютере, ответ простой - это важная программа для сжатия и упаковки файлов, обойтись без которой тяжело.

Самые популярные

Архиваторов очень много, делятся они как по алгоритмам работы, так и по модели распространения, но большинство из них бесплатны, если вести речь о домашнем пользовании. В случае коммерческого, лицензию все же необходимо будет приобрести. Одной из самый популярных программ является WinRar. Что такое архиватор WinRar?

Это очень простая и известная программа, первая ее версия увидела свет в далеком 1995 году, и с тех пор программное обеспечение безостановочно развивается, добавляются новые функции и методы сжатия.

Популярность она завоевала простотой, интуитивно понятным интерфейсом и одним из лучших показателей соотношения скорости-сжатия. В простонародье именуется "вин-архиватор". Есть также версии для всех популярных мобильных ОС, Linux и Mac OS.

ZIP

В операционных системах семейства Winows есть также некое подобие архиватора. Найти его можно, если нажать ПКМ на файле или папке и выбрать пункт «Отправить…», далее найти вариант «Сжатая ZIP-папка». Но большой популярностью эта функция не пользуется, так как серьезно ограничен в возможностях подобный архиватор. Windows, к примеру, не дает выбрать методы сжатия, варианты разбивки на тему и прочее, но для некоторых функций этот встроенный софт все же пригоден. Так что теперь мы знаем, что это за программа и для чего она нужна.

Вообще то, каждый из нас знает - что такое архив. В архиве хранятся различные документы и прочие необходимые штучки. Но мы здесь не будем говорить про архив министерства обороны , ведь это не шуточки

Мы поговорим с вами про электронные архивы, те архивы, которые хранятся на вашем компьютере. Вы, наверное, уже не раз слышали такие слова: архив, архиватор, заархивируй, разархивируй; а вот что они значат - никто не постарался объяснить. Ну что ж, возьму это тяжкое бремя на себя и постараюсь вам рассказать про это «чудо света».

Во-первых - для чего нужны архивы? В них вы можете хранить различную информацию, от обычных текстовых файлов - до видео материалов. В общем, все, что душе угодно. Сам собой назревает вопрос - зачем эти архивы? Ведь вся информация хранится на винчестере, зачем же ее заключать в архив? Вопросов куча, а ответы последуют ниже.

Для чего нужны архивы - думаю понятно - для хранения файлов. А вот целесообразность этого хранения я и постараюсь вам объяснить!

Например, у вас на компьютере хранятся различные книги и текстовые файлы, которые вы уже все давно перечитали и вам они уже не нужны, но и удалять жалко, так как там хранится весьма полезная информация, которая может когда-нибудь пригодится. А файлы эти занимают у вас на жестком диске приличное место. Скажем, как у меня, около 3 гигабайт. Так вот, вы можете эти файлы заархивировать, и они у вас будут храниться в одном файле, архиве, который вы сможете в любой момент разархивировать и просмотреть содержимое. Причем вес этих файлов у вас будет намного меньше, у меня, 3Гб, после архивирования - превратились в 1,7Гб - чуть ли не в два раза меньше. Очень весомый довод, согласитесь.

Информация в архиве меньше подвержена воздействию повреждений, так как ее можно восстановить. И шанс потери тоже значительно падает. А еще, всем вам известен такой факт - как вирусы и прочие вредоносные коды. К чему я? А к тому, что в архив вирусу попасть намного труднее, как и заразить его.

Поэтому, ваша информация еще оказывается защищенной от вирусов.

Во-вторых - удобность! Здесь я хочу сказать не только про удобность хранения информации, но и про передачу ее через интернет. Если вам надо передать что-то другу по электронной переписке, архив подойдет как нельзя лучше. Особенно, если вам надо передать папку с файлами, неважно с какими, с картинками, музыкой, видео или текстовой информацией. Дело в том, что через интернет нельзя передавать папки, только по одному файлу, а папку, с этими файлами, вы можете заархивировать и передать одним файлом.

В-третьих - надежность! Данные в архиве можно хранить под паролем, и уверяю вас, если вы поставите хороший пароль, достаточно длинный, который будет состоять из цифр, символов, как больших, так и маленьких - такой пароль взломать практически невозможно. На взлом может уйти несколько лет!

Думаю, не один взломщик на такое не пойдет

Ну и последнее, что я хотел сказать - если вы думаете, что не сталкивались с архивами - то глубоко заблуждаетесь! Любая установка программы устанавливается из архива, архивы хранятся в вашей операционной системе, есть, правда не во всех, играх и программах, даже документы Microsoft Office, в которых вы пишите тексты или верстаете таблицы - тоже являются архивами. А программы, которые создают и обрабатывают архивы - называются архиваторами.

Думаю, теперь, вам стало более или менее понятно - Что такое Архив.

В следующих заметках я расскажу вам про наиболее распространенные виды архивов в Windows и программы архиваторы.

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров. Сегодня мы поговорим о том, как оборудовать собственный архив, а также о том, как обеспечить сохранность архивных документов (в т. ч. документов по личному составу) в случае невозможности создания собственного архива.

Из этой статьи вы узнаете:

• какими нормативными актами можно руководствоваться при организации хранения документов
• как организовать хранение документов, если нет возможности создать архив
• что необходимо для создания архива организации
• какие требования предъявляются к архивным помещениям

Сегодня темой нашего разговора будет организация собственного архива в компании. Итак, каковы задачи и функции архива, и в каких условиях должны храниться документы?

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

Словарь кадровика
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) в ст. 17 устанавливает: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу в течение сроков их хранения. Как видим, документы по личному составу особо выделены в комплексе документов, образующихся в деятельности организации.

Обратите внимание!
Каждый работодатель должен обеспечить сохранность и возможность последующего использования документов как в своей текущей деятельности, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан

Согласно п. 1 распоряжения Правительства РФ от 21.03.1994 № 358 - учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Данные положения законодательства направлены на обеспечение сохранности документов по личному составу работников, высвобождаемых в результате реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору.

Положения, предусматривающие обязанность организации хранить документы, имеются и в ряде других законодательных актов и в иных нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность организаций определенного типа.

Совет
Основные правила разрабатывались для архивов организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов и по своему характеру являются рекомендательным документом, однако и любые другие организации вполне могут их использовать

Например, положения о сохранности документов содержатся в ст. 50 , и многих других.

В ходе комплектования архива документами, учета архивных документов, обеспечения их сохранности и использования архивы организаций руководствуются Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).

Я работаю в отделе кадров негосударственного предприятия. Недавно мне поручили работу с документами, подлежащими хранению в архиве. Однако архива у нас нет. Как быть в такой ситуации? Как обеспечить сохранность этих документов? Нужно ли в таком случае создать архив, или это обязанность только государственных учреждений?

Процесс оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. ч. органам суда и прокуратуры.

Форма заказа (требования) на выдачу документов сотрудникам организации

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев – для временного пользования другими организациями (п. 4.5.2 Основных правил).

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ: СТАТУС, СОСТАВ, ЗАДАЧИ

Как любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении - положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива - на основании должностных инструкций.

Положение об архиве организации

При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на . Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ. Если организация (как государственная, так и негосударственная) не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ.

Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов.

Так, основными задачами архива организации являются:

• комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов.

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ.

Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к основным из которых относятся:

1) ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;

2) прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

5) информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;

6) организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;

7) подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;

8) проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);

9) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

10) организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

11) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

12) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

13) участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях - источниках комплектования архива.

ТРЕБОВАНИЯ К АРХИВНЫМ ПОМЕЩЕНИЯМ

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы.

В настоящее время в нашей организации создается архив. Что нужно учесть при выборе и подготовке помещения архива, в котором в будущем будут храниться наши документы?

Выбирая здание (помещение), подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

Основными требованиями к помещениям архива являются:

• расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);
• помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;
• помещение должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Обратите внимание!
Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух- или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать - я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива?

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации.

Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

РЕЖИМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одна из важнейших задач архива - обеспечение сохранности документов. С этой целью следует создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Световой режим

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Температурно-влажностный режим

Основные правила устанавливают параметры температурно-влажностного режима в помещении архива.

Требования к температурно-влажностному режиму хранения документов

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры - для измерения температуры воздуха; психрометры - для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры - для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом - два раза в неделю, при нарушении режима хранения - ежедневно.

Обратите внимание!
При наличии рекомендаций фирм-производителей, устанавливающих специальные режимы хранения носителей, следует придерживаться рекомендаций производителя

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Санитарно-гигиенический режим

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

В архивохранилище необходимо:

• не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей и помещений;
• не реже одного раза в месяц проводить влажную уборку помещений с применением антисептиков.

Рекомендуется два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) обследовать помещения хранилища и документов для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений.

ОБОРУДОВАНИЕ АРХИВОХРАНИЛИЩА СРЕДСТВАМИ ХРАНЕНИЯ

Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Нормы расстановки средств хранения также установлены Основными правилами.

Нормы расстановки средств хранения

Сейчас наша организация оборудует архив. Мне поручили определить, какая площадь для этого потребуется. Подскажите, как рассчитать площадь для размещения архива?

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

• стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;
• обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум - 600 дел, минимум - 350-400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами - не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа - 65 см, длина -чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Как правильно разместить документы в архивохранилище?

Обратите внимание!
Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов - в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, так же как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Форма карточки пофондового топографического указателя

Примерная форма карточки постеллажного топографического указателя

Обратите внимание!
Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Конечно, сотрудники архива структурного подразделения, например кадровой службы, могут помнить, в каком порядке размещены документы, и без указателей (как правило, в этом случае документы размещаются по годам от наиболее ранних к более поздним).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов организации установлена . Она возлагается на руководителя архива организации или сотрудника, отвечающего за ведение архива. В случае отсутствия лица, ответственного за хранение документов, отвечать за их сохранность будет руководитель организации.